最近は、大学やコンペでプレゼンを行うことが増えてきていますよね。
そんな中で皆さんは、聞き手が満足するような完成度の高いプレゼンを提供できていますか？
実は、プレゼンの完成度を高めるためには話し方や構成がとても重要なんです！
この記事では、あなたのプレゼンテーションの完成度を高める話し方・構成のコツを紹介しています。
ぜひ最後まで読んで、あなたのプレゼンの完成度をググッと高めてくださいね！
構成
「プレゼンの構成っていっても、作ったスライドや資料の内容を読んでいけばいいんじゃないの？」と感じる方もいますよね。
確かに、あなたが作った資料はプレゼンを示すのに大きな役割を持っています。ですが、プレゼンで主役となるのは資料ではなく、あなた自身の言葉です。
ただプレゼン資料を読むだけなら、あなたがプレゼンをする必要性は皆無です。だって、あなたじゃなくたってプレゼン資料を読み上げることならできますからね。
なので、あなたがプレゼンすることで、聞き手がより興味を持つように構成を練る必要があるんです。
…ご理解いただけましたか？
それでは、プレゼンの構成のコツをご紹介しますね！
まず覚えてほしいのが、プレゼンの構成の大きな流れです。プレゼンの大きな流れは、
- オープニング
- ボディ
- 質疑応答
- クロージング
こちらの４つです。これらを覚えておくと、とても楽ですよ！
ここからは、番号順にコツを見ていきましょう!
※ちなみに、これらについては以下の就活スクールでも教わる内容です↓
STEP１：オープニング
いちど、これまであなたが聞いてきたプレゼンの数々を思い出してみてください。
冒頭でインパクトのある話題を投げかけられたプレゼンは、記憶に残っていたりしませんか？
冒頭で聞き手の心をつかむことが出来ないと、いくらその後の展開が驚くべきエピソードにあふれていても、魅力は半減してしまいます。
そこで、聞き手をあなたのプレゼンに引き込むための3つのポイントをご紹介します。
- パーソナルストーリーを語る
- 質問を投げかける
- あなたのプレゼンが与える聞き手へのメリットを語る
- 衝撃的なデータや話を投げかける
こちらの４つからお好みの１つを入れ込むだけで、聞き手があなたのプレゼンに引き込まれること間違いなしですよ！
①パーソナルストーリーを語る
パーソナルストーリーというのは、「あなた自身の話」という意味です。
パーソナルストーリーを語ることで、聞き手はあなたが同じ人間としてどのように物事を感じ、プレゼンするに至ったのかを知ることが出来ます。
それによって、聞き手があなたに親近感を覚える効果があるんです。聞き手の感情を揺らすドラマティックなエピソードだとより効果が高いですね！
聞き手は、次にどのような話の展開になるかもっと知りたくなります。
さらに、あなたがプレゼンで伝えたいことと関連したエピソードだと、その後がスムーズに流れていきますよ。
また、プレゼンテーションの冒頭につかうあなたのエピソードにユーモアがあるのもいいですね。その場に笑顔が出て、聞き手もあなたも緊張を和らげる効果があります。
ですが、ユーモアというのは難しいもの。ウケを狙いに行き過ぎて、派手に滑ってしまうこともあります。対策はしっかりと行ってください。
②質問を投げかける
「面接中に頭が真っ白になってフリーズしたこと、あなたにはありませんか？」
…プレゼンテーションの冒頭でこんな質問されたらドキッとしませんか？
誰もが経験しそうなことをあえて質問として投げかけることで、聞き手はあなたのプレゼンを自分ごと化して聞くことが出来ます。
③あなたのプレゼンが与える聞き手へのメリットを語る
聞き手の期待感を高めるために、あなたのプレゼンが与える聞き手へのメリットを事前に語るのも有効です。
つまり、「私のプレゼンを聞くことであなたにこんないいことが起こりますよ！」とあらかじめ宣伝するということです。
例えば、「このプレゼンを聞けば、あなたの就活がいい方向にガラッと変わります」や、「このプレゼンを聞けば、ご飯を我慢するダイエットの必要がなくなります」…などです。
いかがですか？ちょっと興味をそそられませんか？
このように、プレゼンを聞かずにはいられなくなる理由をオープニングで語ることにより、聞き手があなたのプレゼンを聞きたい、という気持ちを高める効果があります。
これによって、聞き手をあなたのプレゼンにくぎづけにすることができます。
④衝撃的なデータや話を投げかける
「新卒で採用された社員の３０パーセントが３年以内に仕事を辞めています。」
…恐ろしいですね。
このように衝撃的なデータや話を投げかけることで、聞き手はあなたと一緒になってこの話を考えようと思いますし、「もっと話を聞きたい…。」と考えるようになります。
しかし、このようにデータや話を投げかける場合は、正しいデータを提供することが重要です。なぜなら、情報の嘘が発覚した場合、聞き手のあなたへの信頼度が低下してしまうからです。
いくら良いプレゼンが出来たって、これでは元も子もありませんからね。
ちなみに、「新卒で採用された社員の３０パーセントが３年以内に仕事を辞めています。」
これはまぎれもない事実です。この３０パーセントの中に入らないために、まずは１つアクションを起こしてみませんか？
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STEP2：ボディ
ボディというのはつまり「本論」です。あなたが聞き手に発信したいことの中心はすべてこのボディに含まれることになります。
ここは、あなたが伝えたいことの核となる「メインメッセージ」と、メインメッセージを補助する「サブメッセージ」を中心に構成していきましょう。
まずは「メインメッセージ」からご説明します。「メインメッセージ」とはつまり、あなたがプレゼンでもっとも聞き手に届けたい主張のことです。
プレゼンの中心となるのがボディですから、ここでの主張があなたのプレゼンの評価になるといっても過言ではありません。
そこで、ボディの評価を高めるのに効果的な方法をご紹介します。それは、主張をひとつに絞る方法です。
プレゼンを考えていくうちに、「これも言っておきたいし、あれも言っておいた方が分かりやすいかも！」と、「メインメッセージ」とは関係ない余分なトピックを付け加えていませんか？
そういった余分な主張は削ってみましょう。
ボディでの主張は１つに絞り、それ以外の主張は一切行わないことで、あなたの「メインメッセージ」が聞き手に伝わりやすくなります。
どうして「メインメッセージ」が伝わりやすくなるのか、聞き手側になって考えてみましょう。
例えば、あなたが人のプレゼンを聞いていて、「ですから私はAとBとCとDを主張します！」と言われたらどうでしょうか。
「主張多すぎるから要点が分かりにくいよ…。」って思いませんか？
上の例のように、主張の数が多いほど要点が分かりづらくなってしまいます。結果的に、「あなたは何が伝えたかったの？」という話になってしまうわけです。
さらに、話も長くなるため、聞き手が退屈してしまう可能性もあります。
それを避けるためには、「余分な主張は除く」ということを頭に入れておくことが重要です。
どうしても長くなってしまう場合は、特に重要な部分に短いキーワードやキャッチフレーズを作ると話にメリハリがつきます。
また聞き手に主張を深く印象付けることができますよ。
構成を練る段階では、様々なアイデアが浮かびますよね。しかしそれを全て盛り込んでしまうと、プレゼンの一貫性が薄れてしまいます。
あなたが伝えたい「メインメッセージ」は何なのか、構想を練る際に何度も思い出してくださいね。
さて、次に「サブメッセージ」についてご説明します。
「サブメッセージってなに？」と思った方もいらっしゃいますよね。
「サブメッセージ」というのは、「メインメッセージ」での主張の理由や、主張を達成するための具体的な方法を示すものです。
「サブメッセージ」を取り入れることで、「メインメッセージ」がより強固な主張になりますし、説得力も増しますよ。
ボディはプレゼンの主眼となる部分です。あなたが伝えたいこと、しっかりと伝えてくださいね。
補足１：場を沈黙が支配したとき
プレゼン中に、その場が沈黙してしまうことがありますよね。その場合、ほとんどの方は「早く発言して場をつながなくてはいけない！」と考えてしまいます。
その結果、早口で話してしまったり、言葉を噛んでしまったりすることがあります。
プレゼン中に焦りは禁物です。
多少の沈黙はその後の発言を引き立てる要素としてとても有効ですから、沈黙の時間が流れてしまっても、「沈黙をプレゼンに活用しよう！」と気持ちを切り替え、適切な行動をすることが重要です。
沈黙の時間を取り入れることで、聞き手の注意はあなたに向きます。そしてその結果、あなたの主張が聞き手に伝わりやすくなるのです。
例えば、ボディで「メインメッセージ」を伝えるとします。「メインメッセージ」の前後にあえて2～3秒の沈黙の時間を作るのも有効です。
この場合、聴衆は講師が話したことについて頭の中でイメージし、「その続きを聞きたい」という気持ちが芽生えるようになります。
結果的にあなたの主張が聞き手に深く伝わるわけです。
沈黙の時間が多少流れても、聞き手が不快になることはありません。沈黙の時間が流れることは、必ずしも失敗というわけではないのです。
STEP3：質疑応答
さて、ボディの構成はうまくいきましたか？次に質疑応答について考えていきましょう。
ところで今あなたは「ん？質疑応答ってふつうクロージングの後じゃないの？」なんて思っていませんか？
実は、質疑応答をクロージングの前に設定すると、様々なメリットがあるんです！
まずは、質疑応答をクロージングの前に設定するメリットからご紹介しますね。
質疑応答をクロージングの前に設定するメリットとは
ボディまであなたのプレゼンを聞いた聞き手たちは、何らかの感想、質問を持っています。
その質問を発散する機会がないと、聞き手はいくら素晴らしいクロージングでも集中することが出来ません。自分が抱えている質問に意識が向いてしまうのです。
なので、クロージングに入る前に聞き手の質問を解決することが重要なんです。
そしてもう一つメリットがあります。
質疑応答を最後に持ってきたとしましょう。そこで、あなたが回答できないような難しい質問が飛んできたとします。
そこで返答に戸惑ったまま質疑応答を終えてしまうと、その場の雰囲気はどうなるでしょうか。
「質問に適切に解答できていなかった」という印象がついてしまいますよね。せっかくのプレゼンが台無しになってしまいます。
しかし、クロージングの前に質疑応答を設けていればどうでしょうか。このような状況に陥った場合でも、クロージングで再び巻き返すことが可能になります。
この２つの理由から、質疑応答を行った後にクロージングを行うのが望ましい流れなんです。
質疑応答のテンプレート
さて、質疑応答をクロージングの前に設定するメリットについて、ご理解いただけましたか？
ここからは理想的な質疑応答のテンプレートをご紹介します。
質問に対しては、礼儀正しく、誠実に答えることが重要です。参考にしてくださいね。
～質問に答えられる場合～
～回答を終えて～
ポイントは、
- 質問してくれたことに対しての感謝の言葉を伝えること
- 質問の内容を確認すること
- 自分の解答が質問者の参考になったかを確認すること
です。このポイントを押さえることで、質問者は自分の質問が尊重されていると感じることができます。質疑応答で聞き手に好印象を与えられるかどうかは、このような細かな部分に出てきます。
十分気をつけましょうね！
～質問に答えられない場合～
次に答えられない質問が来た場合について考えていきましょう。
質疑応答であなたが答えられない質問が来た場合には、無理に解答をする必要はありません。
無理に解答しようとして、間違った答えを言ってしまったり、あたふたしてしまうことの方がよっぽど問題です。
わからないことは「わからない」と伝えることが重要なんです。
質問に対して答えられなかった場合の返答フレーズをいくつか載せますので、参考にしてくださいね。
「その点は盲点でした。持ち帰りまして調べてまいります。」
「そちらは未確認でした。次回までに確認してまいります。」
「申し訳ございません。わたくしでは分かりかねますので、調査しまして改めてご連絡させていただきます。」
分からない質問に対して「わからない」と伝えることは非常に重要です。しかし、その質疑応答のあとにきちんと調べて返答しないと本当に誠実とは言えません。
回答を先延ばしにしたらなるべく早いうちに必ず返答を行うようにしましょう。
～質問者が出なかった場合～
さて、次は質問者がその場で出ない場合です。
このように、「よくある質問」の形で聞き手に話を投げかけていきましょう。これによって、聞き手は質問をしやすくなります。
事前に想定問答集をつくっておくのもよいでしょう。
質疑応答は単純に質問に答える場ではありません。プレゼンターが一方的に話をぶつけがちなプレゼンの中で、聞き手とコミュニケーションをとれる時間です。
そんな大切な時間ですから、質問者の方に気持ちよく質問してほしいですよね。相手の気持ちを考えながら、的確に、丁寧に質問には応じていきましょう。
そうすることで、あなたの評価も上がっていくはずです。
STEP4：クロージング
質疑応答を終えたら、とうとうクロージングです。
クロージングの流れはこちらです。
- プレゼンのまとめ
- 聞き手へのお礼の言葉
①まとめ
プレゼンのまとめとして、ボディでの主張を改めて振り返ることがおすすめです。あなたが伝えたいことが何だったのかを伝える最後のひと押しと言えるでしょう。
ただし、簡潔に伝えることを念頭に置いてください。
あまりに熱がこもってしまい、話が長くなってしまうと、聞き手は「さっきもこの話聞いたって…。」なんて気分になってしまいます。
しつこくならない程度を考えて主張を聞き手に届けてくださいね！
まとめでどれだけ聞き手に印象を与えられるかでプレゼンの結果が変わります。聞き手にあなたの主張が届くように最後まで気を配って発言するようにしましょう。
②お礼の言葉
最後にお礼の気持ちを聞き手に伝えましょう。
あなたのプレゼンを聞くために、聞き手は貴重な時間を割いているわけです。真摯にお礼の気持ちを伝えましょう。
よく使うのは「ご清聴ありがとうございました。」という言葉ですね。普段の生活ではよく、一礼しながらこの言葉を言ってしまいがちですよね。
お礼を伝えるときは、「分離礼」にしましょう。「分離礼」とは、お礼の言葉を述べてからお辞儀をする方法です。
「ご清聴ありがとうございました。」と聞き手を見ながら言った後に一礼しましょう。
お辞儀しながらお礼の言葉を述べるよりも、丁寧な印象を与えることが出来ます。
話し方
構成のコツ、みなさん掴んでいただけましたか？ここからは話し方のコツについてご紹介します。
話し方のコツはこちらの5つです！
- 目線のコツ
- 抑揚のコツ
- 表情のコツ
- 語尾のコツ
- ボディランゲージのコツ
順番に見ていきましょう！
①目線
あなたはプレゼンの際に目線はどこに向けていますか？聞き手に視線を向けず、手元の資料をじっと見てはいませんか？
プレゼンをするときは聞き手に目線を向けるようにしましょう。ただし、プレゼンを行っている際に目線を向けるといってもただ相手を見るだけではいけません。
目線を向ける際には、一部の人だけに目線を向けるのではなくて、全ての聞き手に向けるということが大事です。
一文ごとに目線を向ける聞き手を変えるイメージです。
目線を向けたうえでさらにアイコンタクトも行えば、より集中して話を聞いてもらえますし、あなたの主張も伝わりやすくなります。
②抑揚
あなたはプレゼンの際に、抑揚を意識出来ていますか？抑揚とは、声の上げ下げや話す勢いの変化のことです。
プレゼンで原稿やメモなどを読み上げるときには、間違えずに読むことに集中して棒読みが多くなりがちです。
抑揚のない平坦な話し方をしてしまうことで、あなたの主張が聞き手の耳に残らなくなってしまいます。
しかし、プレゼンの際抑揚を適切に活用することで、まるで日常会話のようなナチュラルな話し方ができるようになります。
一般的には、「1分間に300文字のペースで話す」のが聞きやすいスピードだと言われています。
まずはこのスピードを身に着けましょう。その後、勢いをつける箇所とゆっくり話す箇所を決めていきます。
例えばボディの「メインメッセージ」は丁寧に、ゆっくり話した方がいいですね。このように基本で話すスピードから緩急をつけていけば、よりプレゼンで聞き手を惹きつける話し方になりますよ。
③表情
あなたはプレゼンの際に自分がどんな表情をしているか、見たことはありますか？
…なかなかそんな機会、ありませんよね。プレゼンの場では、緊張して硬い顔になってしまいがちです。
真剣な表情は大事ですが、時には笑顔を見せて場を和やかな雰囲気にするのも重要です。
最初は作り笑いでも大丈夫です。口角を上げることを意識して、笑顔でいるようにしましょう。
一度、自分がプレゼンしているところを動画で撮って見ましょう。あなたがどんな表情をしているか、一目瞭然ですよ。
④語尾
あなたは、「これからプレゼンを始めたいと思います」や「それでは次の内容に入っていきたいと思います。」…のように、「思います」を多用してはいませんか？
本当に思っていることを述べるなら問題はありません。ですが、そうでない時に使ってしまうと、プレゼンが「思います」だらけになってしまい、回りくどい印象を与えてしまいます。
そこで、「これからプレゼンを始めます」や「それでは次の内容に入っていきます。」のように言い切った形にしてはいかがでしょうか。
この話し方なら、聞き手にあなたの自身が伝わり、好印象を与えることが出来ます。
また、語尾ははっきり発音しましょう。日本語にとって、語尾はとても重要な要素です。
語尾がうまく聞き取れないと、聞き手は文章の意味がつかみきれません。
例えば、「今回の企画は成功し…ごにょごにょ」
これだと、成功したのか失敗したのかがわかりません。日本語では、肯定文か否定文かが文末、つまり語尾で決まります。
「～します」と「～しません」で、文章の意味はまったく違ってきます。
なので、文は語尾まではっきりと発音するようににしましょう。
また、「～です。」を連続して使用したりしていませんか？同じ文末が続くと、なんだかくどい印象を与えてしまいます。
「～ます。」という語尾も連続して使用してしまいがちです。
話すときは、同じ語尾が連続して使われないように意識しましょう。
⑤ボディランゲージ
みなさんは、プレゼンのときにボディランゲージを活用していますか？
例えば、「30センチくらいの大きさです」と伝えるときに、手で大きさを表現するとリアリティが生まれますよね。
また、「ポイントは3つです。」と伝えるときに3本指で示すと分かりやすくなります。
ボディランゲージを使うことで、あなたの体が動きますよね。そうすると、活発に頭が動くようになり、気持ちに余裕が生まれます。
そうすることで、焦ることも少なくなり、リラックスしてプレゼンすることが可能になりますよ！
最後に
いかがでしたか？
構成も話し方も最後は練習あるのみです！
あのプレゼンの名手、スティーブ・ジョブズもプレゼンのリハーサルには多くの時間をかけていたそうです。
ぜひプレゼンのコツを習得して、素晴らしいプレゼンターになってくださいね！
追伸
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