就活メールの6つの返信パターンと7つの注意事項・8つのポイントまとめ

それな。普段丁寧なメールをする機会ってあんまりないしね。教授に単位の請願メールはしたことあるけど……

じゃあ、まずはビジネスメールとしての最低限のマナーを知ろう。言わば常識ってやつだね。

そんなに思いつめなくても大丈夫。知らないから間違えるだけで、知ってれば大したことないよ。じゃあ順番に説明しよう。

まず大事なのが企業からのメールには24時間以内に返信すること。返信が遅い学生は悪い印象が残っちゃうからね。

やば…！　ちゃんと返信しないと…！

早く返信するのはもちろんだけど、時と場合はきちんと考えないといけないよ。

正解。企業によって勤務時間は違うけど、主な会社はだいたい9時～21時の間に仕事をしてるよ。つまり、その時間以外は勤務中じゃないから失礼ってこと。時間ときたらほかに気にすることは？

そういうこと。相手が休日の日に返信するのはNGだね。曜日もしっかり考えないとね。

ビジネスメールのアドレスはPCメールのものを使うのが原則だよ。

実際、PCメールの方が利便性が高いからね。持っていないなら新しくメールアドレスを作成しよう。

あと、ちょっとしたことだけど、カタカナは全角、数字は半角で揃えるようにしてね。

書体や文字の大きさがバラバラだと相手は読みにくいからね。それに文字化けも起こりやすくなっちゃうし。

よし、携帯のメアドじゃなくてPC用のメールアドレス用意しよっと。

アカウントはGmailでもOutlookでもどこでもいいよ。大切なのはプライベートで使っているものと分けることだからね。

ただ、いちいちログインし直さなければいけないものはプライベートメールと混同してしまう可能性もあるから色々と面倒かもね。

そうだね、できればアドレスは自分の名前など分かりやすい文字列だといいね。アイドルの名前や長すぎるアドレスは企業にとって悪印象になるから注意だね。

お！　いいね。じゃあここからは実際にフリーメールアドレスを使う時の注意点を教えよう。

OK！　まずは専用ボックスを作ってボックスごとにメールを振り分けよう。就活情報サイトからのメールの中に企業からの大事なメールが紛れていて気付かなかった、なんてことが就活生の中ではよくあるからね。

だから企業のメールと就活情報サイトのメールはボックスごとに分けて管理した方がいいね。

お、早いね(笑)　それと、迷惑メールボックスも毎日確認するようにしよう。企業からのメールが迷惑メールボックスに入っている可能性もあるからね。

その心配はないよ。迷惑メールボックスから一度メールを開いて設定すれば、次からは通常のメールボックスに届くようになるよ。

いい質問だね。実は大学のメールアドレスというのは就活でとても使えるアイテムなんだよね。

大学のメールアドレスはシンプルで分かりやすいものが多いからね。さらに、アドレスを見るだけで大学生であることと大学名が分かるから、企業にとって分かりやすいし印象が良くなるよ。

大学のアカウントは何かしらで普段から使っているから「パスワードを忘れた！」なんてことも起こりにくいしね。それに、大学が開いてくれる説明会の連絡を見逃すことも少なくなるんじゃないかな。

そうだね。じゃあここからは肝心のメールの中身について説明していこう。ハルちゃん、メールの返信の流れは分かる？

そうそう。この流れはビジネスメールのマナーだから必ず守ってね。

始めは面倒くさいと思うかもしれないけど、慣れれば簡単だから。

それは良かった。

よし、じゃあここからは絶対NGなメールの返信を紹介するね。

これは割と当たり前のことだね。ビジネス上、顔文字や変わった記号（「♪」「・・・」「（笑）」）を使うのはNGだよ(^_-)-☆

そうだよね。顔文字で表現したいことは文で伝わるように頑張ってね。

「私ゎ」みたいに、わざと小さくするギャル文字を使うのゎだめだょ♪

ごめんごめん。これも当然のことだけど「私ゎ」みたいに、わざと小さくするギャル文字を使うのはダメだね。遊んでいるように思われるからね。

それと、文末には基本的に「。」を使ってね。

ダメとまでは言えないね。質問かどうかがわかりにくい文には「？」を付けることもあるよ。でも、「！」は目上の人に対しては、親しい関係でない限りあまり使わないね。

それはいいね。じゃあここからはもう１つステップアップして、メールの返信で押さえるべきポイントについて説明していくね。

学生でよくある返信の失敗例に、返信だからといってビジネスメールの基本構成を省略することが挙げられるね。特に「宛名」「自己紹介」「署名」を忘れる学生は多いから要注意だね。

そうだよ。じゃあ項目別にさらに詳しく見ていこう！

件名はメールを書く上ですごく重要なパートだよ。相手は件名を見ただけである程度のメールの内容を把握するからね。ここで分かりにくい件名を書くと、返信が遅くなったり返信が来なかったりするよ。

そうだね。まず件名は簡潔に書こう。ちなみに、件名は文で書くよりも単語で書くケースの方が多いよ。

就活の場合は「要件」「名前」「大学」のみ件名に書いてね。あと「ありがとうございます」や名前だけなど、件名を見てメールの内容がわからない言葉は避けよう。１つ例を挙げておこうね。

でしょ？　あともう１つ。返信の際は来たメールの件名は消さず（絶対に消さない！）に、その件名の頭に「Re:」をつけよう。

これによって相手側がどんなメールの内容を書いたか思い出すことができるからね。ちなみに「Re:」が複数になったときは、１つだけ残して後は消してもいいよ。

宛名は主に「会社名」「部署」「担当者名」を書くよ。返信する場合は来たメールの冒頭に相手の情報が書かれているので、それを参考にすると書きやすいね。

「○○◯（株）」や担当者名などを省略することは失礼に値するから気をつけてね。分からない場合は検索しよう。担当者名が分からない場合は部署名の後に「御中」と書けばいいよ。

2人とも順調なようですね。挨拶は初めてやり取りする場合は「初めまして」、2回目以降の場合は「いつも（大変）お世話になっております。」を述べるのが基本だよ。

また、夜遅くや休日に返信する場合は「夜分に失礼致します」「お休みのところ失礼致します」などのお詫びの言葉をここに書くよ。

いいね。じゃあ次は自己紹介だね。富田くん、自己紹介には何を書けばいいか分かる？

そうだね。以前に会ったことがある人に返信する場合は、お礼の言葉や「先日面談させていただいた」などの言葉を入れると、相手がより自分のことを思い出しやすいから書いた方がいいよ。

もうちょっとだから、頑張ってね！

まず、本文は結論から述べよう。「このメールで何を言いたいのか」を最初に伝えることで相手が文章を理解しやすくなるからね。

それと、出来るだけ長文は避けた方がいいね。回りくどい言い回しや丁寧すぎる表現は相手にとって読みにくい文章になっちゃうしね。

何よりも相手が読みやすい文章を心がけよう。

ここまできたら、あともう少し。メールの最後に書く文章のことを結びと言うよ。ハルちゃん、結びの言葉は何か知ってる？

そうだね。「宜しくお願い致します。」はよく使う言葉だね。

でも、何でもかんでも「宜しくお願い致します。」を使うのはよくないよ！　色々な決まり文句があるから、場面によって上手く使い分けるといいね。いくつか例文を紹介しておくね。

ここまで来たら最後は署名だね。署名では「大学名」「学部・学年」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を書くよ。

住所を書くように言っているサイトもあるけど、そこまで情報を開示する必要はないよ。冒頭でも言ったけど、返信だからといって署名を省略するのはNGだからね！

どれどれ？　じゃあ注意事項のチェックをしてみようか。

まずは自分でしっかり読み直そう。書いてるときには気づかないミスが結構あるからね。

そうそう、そんな感じ。誤字脱字はないか、おかしい文章を書いていないか、同じ表現を使いすぎていないかなどを必ず確認してね。

そうだね。OB・OG訪問や面談をした際は即日にお礼のメールを送ると相手は好印象を持ってくれるよ。

社会人として当たり前の行動だけど、できていない学生が多いのも事実だしね。24時間以内に帰りの電車内などですぐに返信してしまおう。

企業の人はなるべくやり取りを少なくしたいと考えてるからね。そのために理解しやすい文章を書いて１往復半で終えるように工夫をしようってこと。

そういうこと。１往復半で終えるためには簡潔に分かりやすく文章を書く必要があるね。

これもメールを読んでもらいやすくする工夫だね。

件名に相手の名前を入れると誰かに呼ばれているかのように感じるから、相手はすぐメールを開こうと思うわけ。

富田くん、それはストップ。この方法は好き嫌いが分かれるから、使う場面は選ばないとダメだよ。

富田くんどうしたの？

それは「改行」がないからだね。30～35文字で改行するとより見やすい文章になるよ。メールをスマホで見る人もいるから、そのことも頭に入れて綺麗なレイアウトを心がけてね。

お、ハルちゃんいいね。

結びの文の最初に「今後とも」「何卒」「それでは」「お手数をおかけしますが」「誠に」「恐縮ではございますが」を付け足すとより自然な感じになるね。ただし決まり文句に合った言葉を選ぶようにしてね。

そんなことはあってほしくないんだけど…まずは誠意をもって謝罪することが一番だね。

もし、最初から返事を保留しなければならないことが分かっている場合は先に伝えておくのがマナーだよ。

きちんと事情を説明すれば企業も理解してくれるからね。何も言わないまま待たせることだけは絶対にやめよう。

何かな？

OK！　じゃあ、ここからはシチュエーションごとのメールの返信の仕方を解説していくよ。

大抵、会社説明会の連絡が企業とのファーストコンタクトである場合が多いからね。

ファーストコンタクトはすごく大事だから、ここでしっかりと他の学生と差を付けたいね。これは実際に複数の人事の方から聞いたんだけど、会社説明会に参加するところから選考は始まっているからね。

そうだよね。訪問依頼のメールは相手に良い印象を与えられるかが重要だよ。しっかりとポイントを押さえておこう。

確かにそう思っちゃうよね。

でも、社会人にしてみればやり取りの回数は少ない方が良いと思ってるから先に提案してくれると楽なんだよね。逆に提案しない方が

「こいつ訪問依頼したのに日程を言ってこないのかよ」

「やり取り多くなるじゃん」

って思うからね。

そうそう。だから自分から提案して、相手にできるだけ負担をかけないように心がけることが大事だよ。

OB訪問をしてくれる方は、プライベートの時間を割いて就活を手伝ってくれているからね。なるべく失礼のないように返信をしよう。

そうだね。インターンシップのお礼では、企業に興味があるなしに関わらず、きちんと感謝の気持ちを伝えようね。

それに、インターンシップで好印象を与えると本選考で優遇されることもあるからね。例えば、実際の本選考よりも早くに選考を受けさせてくれたり、選考をスキップしたりできるよ。

「あれ？　もう最終面接なの？」ってぐらいにスピード感を持って選考を受けられることもあるよ。いわゆる“裏ルート”ってやつだね。

せっかくインターンシップに参加したのに、何も優遇されないのはもったいないからね。

そうだね、インターンで何を学んだかをメール本文に組み込めるといいね。

インターンを主催する側としては、学生に「インターンに来てすごく役に立った」「インターンを通してさらに入社したいと思えた」と言ってもらえるとやっぱり嬉しいからね。

だから、インターンを開催していただいたことへの感謝の気持ちと何を学んだかを伝えることで「お、この子いい感じじゃん！」って思ってもらえるよ。

富田くん…(笑)　もちろんインターンも頑張らないとね。

面接の日程調整のメールは使う場面が多いからね。ぜひハルちゃんもマスターするといいよ。

まず覚えておいてもらいたいのが、面接の日程調整のメールにゴテゴテと文章をつけてこだわる必要はないということです。

普通の流れを説明しましょう。下に書いてある流れを見てください。

はい、以上です。簡単でしょ？

逆に凝った長い文を書くと企業に悪い印象を与えるからね。初めにも言ったけど、重要なのは簡潔に述べることだよ。

提案された日程に参加できないことは特に珍しいことじゃないから、そんなに不安に思わなくても大丈夫。

ただ、その場合は、こちらから複数日程を提案し、謝罪文を入れるようにしよう。本文と結びの両方に入れると良いね。また、理由を少し添えておくと相手に良い印象を与えることができるね。

一度決まった日程を変えるのはちょっと難しいね。

そうだね、でもメールを送らないともっと悪い印象を与えてしまうよ。どんな事情があっても日程変更のメールは必ず送ってね。もちろんできるだけ早くに送ることが大事だよ。

他の企業と選考日程が被ってしまうのはしょうがないからね。その上で、相手に可能な限り迷惑をかけないようにしよう。

そうだね。ここでも日程は自分から提案するといいよ。さっきも言ったけど、やり取りをなるべく減らすのも相手に迷惑をかけないコツだよ。

あと、変更の際に学業が理由ならそのまま書いてもいいけど、他の選考と被っていたときには「あいにく別件と重なってしまい」というような感じで理由を濁すことをお勧めするよ。

そうだね。内定をもらえたからって安心するのは早いね。

そうそう。これ、実は返信し忘れる学生が多いんですよね。採用してもらったお礼はきちんと企業に伝えないとね。

それともう１つ、お世話になった人には感謝の気持ちを伝えておこう。

その通り。そして重要なのがここで関係を終わらせないこと。

ここで関係を終わらせずに、これからも関係を続けることで社会人になったときに良いアドバイスをくれるはず。ここで出会えたことを無駄にせず、これからも関係を続けてほしいことを伝えるといいね。

そうだよ。これは結構忘れがちだけど、不採用の際もお世話になった人に感謝の気持ちを伝えよう。

気持ちは確かに分かる。でも、実は不採用の報告の方が内定報告よりも重要だったりするんだよね。

そうだよ。というのも、これからの就職活動を助けてくれる可能性があるからね。

相談できる社会人が多いことは非常に良いことだよ。感謝の気持ちと「これからもよろしくお願いします」という思いを伝えよう。

それホントかなぁ？

まあそうなんだけど。ただ、何度も念押しするくらい大事ってこと。

そうだね。これは一番簡単にワンランクアップできる方法だから、今すぐやってみることをおすすめするよ。

どんどん行くよ。次はOB/OG訪問後、面接後、選考通過後、内定通知後、それぞれしっかりお礼を伝えること。

その心配はいらないね。しっかりとお礼をするのは社会人としては当たり前の行動だから、変に怖気づかずにきちんとお礼をしよう。

引用返信を活用することで、いちいちメールボックスに戻る必要がなくなるよ。

この機能は企業側にも印象が良いから、是非活用してほしいね。

これは使いこなせるととても便利なサイトだよ。就活メールのテンプレートが一式にしてリストアップされてるんだ。ベンチャー企業やインターンシップの選考を受けてる人は知ってるかもね。

下記のURLから行けますので、是非参考にしてみてください↓

どう？　2人ともメールの返信はできそう？