就活中の企業からの電話の折り返しマナー

就活中に企業からかかってきた電話の折り返しマナーは?

かけてはいけない時間帯は? 返事はメールでOK? 翌日でもOK?

今回は就活中の企業からの電話の折り返し方について解説します。

就活を始めると、授業やアルバイト中に企業から電話がかかって来ることがあります。

最初はビックリしますね。就活に慣れていない頃は、怪しい電話と思って応答しなかったりします。

まさか企業の人事の人からダイレクトに電話連絡があるなどと思っていないからです。

しかし、最近の就活の動向として、企業からの電話連絡は多くなっています。

学生は正式な電話マナーほとんど知りません。どう折り返してよいものか、悩んでいるうちに時間が過ぎ、選考のチャンスを失ってしまう場合があります。

社会人との電話での会話やマナーはどうしたら良いのだろう?と悩む就活生も多いと思います。

そんな急な企業からの電話に、どう対応したらよいかを、例文を交えてご紹介していきます。

この記事を書いた人:「ホワイト企業への道」編集部

編集長の白河を筆頭に、「人材紹介会社や大学のキャリアセンターでは教えてくれない、就職活動の本当の情報」を書いていくライター集団。

人材紹介会社の不都合な真実を暴き、就活生・転職者のために役に立つ情報だけを徹底的に公開していく。

結論だけ言うと、必ず折り返すようにしましょう

いきなりになりますが、答えを急いでいる方もいるかと思いますので、大雑把ですが、何をすべきかだけ先にお伝えします↓

超緊急用!! 電話折返しマニュアル!!

1.番号が通知されていれば、メモをとる準備をした上で18時になっていなければすぐに折返しでかけ直しましょう

※17時~20時でかかって来た電話は、同日内にもう一度かかってくる可能性が高いです。待ちましょう。
※既に18時を過ぎている場合は、翌日の10時過ぎにしましょう。逆に迷惑です。

2.折り返す時には、出てくれた方が「はい、(会社名)の(その人の名前)です」と言ってくれるはずなので、それをメモ(大事)して、

「失礼いたします。○○大学□□学部の△△と申します。お電話を頂いていたので、折返しさせていただきました。電話を取ることができず、すみません」と話して、通話を開始してください。

3.ヘタクソな敬語よりも、丁寧な言葉を意識して話しましょう。下手に尊敬語とか謙譲語を使ってもボロがでるだけです。

以上を守っていれば、とりあえず不快な対応にはならないです。

折返しの電話までに時間がある人は、この後の文章もしっかり読んで、キッチリと電話対応ができるように備えましょう

現代の学生の電話の使い方

学生の電話はSNS感覚

現代は、携帯電話がかなり普及した時代です。

家庭の固定電話すら不要で、設置していないという家庭も増えているほどです。

さらに、その携帯電話の使用内容も、電話というより、メールやSNSやゲームなどで使う通信機能、カメラとしての活用などが多いようです。

本来の電話とは少し違う使い方をしているようですね。

学生の電話マナーはNG!?

携帯電話はNTTの電話帳のように、番号が公開されていません。そのため、かかってくるのは基本的に知っている人からの電話ばかりです。

学生にとっては、携帯の電話帳に登録されているのは親や友人ばかりで、ごく親しい間柄です。そのために、応答も雑になりがちです。

しかも、登録されている相手の名前が表示されるので、いきなり話題から入っていったりします。自分の名前すら名乗らない学生も多いようです。

学生は普段そういう電話の使い方ですから、登録されていない番号からの電話には不信感を抱きます。

電話に出なかったり、場合によっては着信拒否したりする学生もいます。

しかし、企業の人事担当者は、予告なく電話で連絡を入れてきたりします。

その際、電話に出なかったり、着信拒否をしたりすると、その後の就職活動に重大な影響を及ぼすことがあります。

電話のマナー習得は就職活動においてやっておくべきことの1つなのです。

他にもやっておくべき就職活動対策は数多くあるので、まずはホワイトアカデミーの無料相談会に参加してみてください!

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電話というツールの重要性

学生にはどちらかというと苦手な電話ですが、企業生活には欠かせないツールです。

電話は短時間で要件を済ませることが出来て、相手の意思や感情までも確認できる便利なツールです。

特に携帯電話は、ダイレクトに話したい相手に伝わるため、時間の節約にもなります。

反面、電話は話し方やマナーも即座に相手に伝わるため、社会人の能力がはっきりと伝わるツールでもあります。

特に企業へ電話をかける場合は、取り次いでもらう必要もあり、複数の人達と適切に接する能力が求められます。

しかし、学生のほとんどは、そんな電話マナーは身についていません。

企業からの電話とは? どんな内容?

そもそもなぜ電話なのか?

なぜ企業は個人の携帯電話に連絡をしてくるのでしょう?

それは募集上の急ぎの連絡のためです。

主に就活生に対する選考結果と、次のスケジュールの伝達のために電話を使います。

就活生が選考中の場合、次のステップに行く気があるかどうか、確認する必要があります。

企業の人事担当者は、募集広告から会場手配、選考、結果の連絡と、タイムリーに次々とスケジュールをこなしていかなくてはなりません。

尚且つ人事担当者には、採用人数が目標として課せられています。しかし募集にかかるコストは莫大です。

企業の人事担当者は時間的、費用的コストをかけずに募集することも求められていますから、連絡はスピーディーに行いたいのです。

次に、就活生に連絡する内容として多いのが、内定のお知らせです。なぜ電話なのかというと、早く本人の意思を確認するためです。

また、電話で連絡を入れたほうが本人の喜びも大きく、辞退を防止しやすいといった効果があります。

正式な内定通知は後日郵送するものの、他社へ行かせないためという目的もあります。

学生としては、とてもうれしい電話ですが、合格者には順位がつけられることが多いようです。

一番来て欲しい就活生から内定を早く知らせて、仮に辞退されると、次の順位の学生に内定を出さなくてはなりません。

場合によっては次の採用スケジュールを急いで組み立てなければなりません。

そんな仕組みを知るとちょっと寂しい気もしますが、それが現実です。

空前の売り手市場の中、企業も良い人材を何とか確保しようと必死になっているのです。

メールではダメ?

一見メールでも良さそうですが、メールだとドタキャン率が高く、募集が思うように進まなくなるようです。

就職ナビに登録すると、大量のメールが就活生に雨あられと送られてきますから、就活生に見過ごされるケースも多いのです。

本人に直接電話で確認すると、確実性が高まりますし、受験生の考えやニーズを直接拾えるというメリットもあります。

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折り返さないとどうなる?

企業側からの電話着信に対して折り返さなかったらどうなるでしょう?

直ちにそれだけで不合格という事にはなりませんが、印象は悪くなるでしょう。恐らく企業側もメールでの連絡もしています。

メールでのやり取りが出来ていれば、説明会や選考に残ることは出来ますが、連絡は急な内容変更の場合もあります。

例えば、説明会の参加者が予想以上に多くて場所を変えざるを得ないとか、台風などの天候不順で変更になることも充分考えられます。

特に選考が進んでくると、役員クラスの面接が必要になってきたりします。会社の経営者というのは非常に忙しい人たちです。

その役員の突発的なスケジュール変更に伴う試験日の変更もあります。

会社では、取引先との面会日の変更や、時間の変更、製品の納品日変更など、色々な理由でスケジュール変更があります。

企業の人事担当者も、急な変更があった場合、学生に真っ先に伝えなくてはと思って連絡している場合が多くあります。

そんな企業側の思いとは裏腹に、着信があっても一切反応しない学生がいたとしたら・・・・。

企業の人事担当者も人の子です。嫌な気持ちにもなるでしょう。選考に何らかの影響があるというのも、当然かもしれません。

学生の受け応えは実質的な面接試験?

企業の人事担当者は、必要上就活生に電話連絡をしています。その対応を間違ったからといって、直ちにその学生はダメだとは考えません。

企業は学生が基本的に電話応対が苦手だという事も十分承知しています。反面、その対応態度も見ています。

学生なのに、思った以上に誠実な対応やスピーディーな対応が出来る人は好感を生みますし、折り返しが遅かったり、失礼な応対をしたりすると、マイナスイメージも生まれます。

また、最終選考では、残った就活生達の評価が甲乙つけがたい場合も多くあります。そんな時は、電話の応対など、少しの差が明暗を分けます。

「あぁ、あの学生は感じが良かったなぁ」とか、「〇〇君は折り返しが遅かったなぁ」という感じです。

最終的には人事担当者のイメージが、採用を判断する要因にもなり得るということです。

マナー【準備編】

留守録内容を確認

携帯電話に着信があったとしても、すぐに折り返さず、まずは留守録が無かったか確認しましょう。留守電がある場合は、録音内容をメモしておくと良いでしょう。

留守録があった場合、内容を確認して、ある程度の答えまで用意して電話を折り返せば、「仕事が出来そう」というイメージが湧きます。

反対に、留守録の内容も確認せずに連絡して「どんなご用件でしょうか?」などと反応すると、レベルの低い就活生と思われます。

すぐに折り返しが基本

メールではなく、携帯電話にかけているということは、基本的に急ぎの用件です。

もし、かけ直して不審な相手だったとしたら、その後着信拒否すれば良いのです。

最近はオレオレ詐欺のような迷惑な電話も多いために、自分の電話帳に載っていない着信に学生も怖がるようですが、基本は折り返しましょう。

もし着信に気づかず時間がたってしまい、夜8時を過ぎるようであれば、翌日にかけ直しましょう。

スピーディーに、しかし相手のことも考えてというのが社会人の常識です。

内容のメモ、スケジュール帳の準備

電話を折り返す前に、筆記用具やメモ用紙、手帳を手元に用意しておきましょう。

手帳に次の選考のスケジュールを書き留めたり、予定を見ながら参加が可能かどうかの返事がすぐ出来たりします。

電話をかけた後、手帳を広げたのでは、先方を電話口で待たせることになり、失礼になります。

スケジュールは携帯電話でも記録できますが、ぜひ手帳を準備しましょう。

電話で話しているときなどは操作出来ませんし、企業訪問や説明会の予定を記録する際も、目の前で携帯電話を操作するのは失礼に値します。

手帳のスケジュール欄は、日別に時間帯別にスケジュールが書き込めるものを選びましょう。

場所を考える

電話を折り返す際は、人混みや交通量の多い場所は避けましょう。相手の話が聞き取りにくいだけでなく、自分の声も伝わりにくいものです。

ビルの中や、静かな公園のベンチなどが理想です。

できれば、机代わりの台があるような場所が便利ですが、無い場合は膝の上にカバンを置き、テーブル代わりにします。

コンビニエンスストアのイートインコーナーなどはテーブルもあって理想です。スケジュールの記入も楽に出来ます。

その際、商品も購入するのが当然のエチケットですね。

時間帯を考える

先方の時間帯を考えることはとても重要です。

まずは相手の忙しい時間帯は避けましょう。

学生は社会人の一日の動きを知りません。一般に社会人の忙しい時間帯とは、始業時刻直後、終業時刻前などです。

また、お昼の休憩時間や終業後夜間など、忙しくなくてもあまりかけて欲しくない時間帯もあります。

そんなとき、企業の人事担当者は、どんな状態でいるのでしょうか?

【始業前の時間】~9:00

人事担当者は、通勤途中の人も多くいます。電車やバス、車の中では応答できない状態が考えられます。

応答できた場合でも、ゆっくり落ち着いて話せる状況ではありません。

仕事の資料も持っていないため、具体的なスケジュールなどの話が出来ない状況です。

【始業時刻直後】9:00~10:00

朝礼が実施されている時間です。

朝礼では全員が集まって各部署のスケジュールを確認している時間であるため、基本的に電話に出ることはできません。

また、朝礼後は、出掛けるための準備をしていたりしている、バタバタした時間帯です。電話に出る余裕があまりありません。

【お昼の休憩時間】12:00~13:00

食事に出かけている時間です。あるいはデスクで食事をとっています。

あまり食事中に電話対応などはしたくないものです。これは就活生としても同じですね。

人事担当者もほっと一息している時間帯です。社会人の昼休みは、実はあまり厳密には取れません。

仮に12:00~13:00が就業規則上の昼休みとしても、仕事が終わらず12:00過ぎて食事に出たり、13:00を過ぎてから午後の仕事を開始したりすることもあります。

【終業時刻前】17:00~18:00

帰るために、仕事をやはりバタバタと片付けている時間帯で、この時間帯も電話には出にくいものです。

明日以降のスケジュールの確認や上司への報告、説明会や面接会場の手配など、退社時間までに仕事を終わらせようと、急いでいる時間帯です。

【終業後夜間】20:00~

帰宅途中の時間か、もう帰宅している時間かもしれません。帰宅途中であれば電車や車の中です。

電話そのものが出来ませんし、ゆっくり話せる状況でもありません。

また、始業前の時間帯と同じように仕事の資料も持っていないため、電話がつながったとしても話が出来ない状況です。

そして疲れ切って、仕事のことは忘れたい、プライベートな時間帯です。

時間帯を見て判断しよう

このように、企業の人事担当者の時間帯別の行動を知ると、かけない方が良い時間帯が分かってきます。これらの時間帯は、緊急でない限り避けましょう。

就活生が何度折り返し電話をしても繋がらないのは、時間帯を分かっていないことが考えられます。

これらのことを勘案すると、人事担当者が比較的電話に出やすい時間帯というと、朝10:00~12:00、14:00~16:00位の時間帯ということになります。

また、電話をかける「曜日」も関係します。着信に気づいたのが平日だった場合、土日や祝日に折り返すのはマナー違反です。

企業の人事担当者だって休みの日にまで仕事をしたくはありません。

※業界や企業により、土日が仕事で平日が休みの場合もあります。企業研究では働く人のスケジュールもチェックしておきましょう。

しかし、もし土日や祝日に電話がかかってきた場合は、相手も仕事中という事になるので、その場合はすぐに折り返して構いません。

電波や電源状況を考える

折り返す前には、携帯電話の電波状況を必ず確認しましょう。せっかく電話しても伝わりづらい状況だと、相手も不快な気持ちになります。

かける時は電波状態が良くても、移動したり、エレベータに入ったりすると一気に電波状態が悪くなる場合があります。

また、携帯の電池の残量を確認しておくことも大切です。

電池の残量が少なすぎる場合は、契約している携帯電話会社のショップなら無料で充電してくれる場合もあります。

緊急の場合には、電池から電気を取れるアダプターがコンビニなどで販売されています。

「不審電話?」番号をチェックできるアプリ

あまりにも心当たりが無い電話の場合、折り返しの前にチェックすることも出来ます。

電話帳ナビというアプリを使うと、約22億件の集計実績からオレオレ詐欺の疑いがある番号が判別できるようです。

心配なら検討してみてもよいでしょう。

参考:電話帳ナビ-電話番号検索と着信拒否で電話のセキュリティを強化

https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.telnavi.app.phone&hl=ja

企業ごとの電話折り返し策を考えるタイミングも必要?

不在着信の履歴から、どの企業からの電話なのかを調べて対応方法を決めるということも出来ます。インターネットで検索すると企業名が出てきます。

最近の就活生は、多くの企業にエントリーする傾向にありますから、多くの企業から電話がかかってくることが予想されます。

しかし、軽い気持ちでエントリーしたものの、あまり乗り気でない企業の説明会や選考試験に参加したくない場合もあります。

参加したくないのに電話で強い勧誘などを受けて仕方なく参加するのは、貴重な時間を潰してしまう事にもなりかねません。

そんな時は、きちんとお断りすべきです。例えば、「色々考えましたが、今回は辞退させていただこうと思います。」と大人の対応をしてお断りしましょう。

もしかすると今後その企業に興味を持ち、再度チャレンジするときが来るかもしれません。

そのことも考えて、きちんとした対応で好印象を残しておきましょう。

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マナー【基本編・例文】

では、折り返しの準備が出来たら、次に具体的に企業の人事担当者と就活生との標準的な電話のやり取りを学んでいきましょう。

例文に沿って話していくと、スムーズに内容が伝わります。

1.先ず挨拶、自分のことを名乗る

「こんにちは、○○大学○○学部の△△と申します。」

(電話は声だけのコミュニケーションです。ここであなたの第一印象も決まります。明るくハキハキと話しましょう。)

2 .相手を呼び出す

携帯電話の場合は、基本的に本人が出ます。

固定電話の場合、会社からかけていることが多いので、本人がすぐ出ることはあまりありません。

一旦名乗ってから、相手を呼び出す必要があります。

相手が分かっている場合

「○○部の△△様いらっしゃいますでしょうか?」

相手が分かっていない場合

「先ほどそちらからお電話いただきましたので、折り返しご連絡いたしました。ご担当の方は、いらっしゃいますでしょうか?」

その後、先方は担当者につないでくれます。

ほとんどの場合、相手も用件を分かっているので、スムーズにつないでくれますが、担当部署がはっきりしていない会社の場合は「ご用件は?」などと聞かれる場合もあります。

その際は「採用試験のことで」などと改めて目的を伝えましょう。

3.相手が出たら、再び名乗る

「こんにちは、○○大学○○学部の△△と申します。」

担当者へ電話をつなぐ際、はっきりと氏名まで伝えてくれていない場合もあります。改めて、初めて名乗るつもりでハキハキと話しましょう。

4.電話に出なかったことのお詫び

「先ほどお電話いただきましたが、出ることが出来ず、失礼いたしました。」

電話に出られない状況はいろいろありますが、出られなかった理由をわざわざ言う必要はありません。まず相手に詫びることで好感度が増します。

5.用件を聞く

自分の大学名と氏名を名乗った段階で、人事担当者から用件を話してくれます。

もし相手が分からないという態度をとった場合には、「採用の件で」と改めて述べましょう。

また、要件の内容は、聞き漏らさないように必ずメモを取りましょう。用件を聞き終わったら、内容を復唱して確認します。

「○月○日△△時から○○ビル△階で面接試験ですね。分かりました。」

いつ、どこで、何を、を明確にしましょう。復唱することで間違いを防止するだけでなく、デキる就活生という印象を与えます。

6.お礼を言う

「本日はありがとうございました。今後とも、よろしくお願いいたします。」

心を込めて、ていねいに締めくくりましょう。今後のこともお願いすることで、志望度の強さも伝えられます。

7.電話を切る

電話を切るときは、自分と相手とではどちらが先に切るか?という事も注意点です。

学生からみると、どうでも良いように感じますが、大人社会では重要です。

一般的に、ビジネスの世界では、かけた側が切るのが常識です。

また、電話を切る際は、音を立てないように、静かに切りましょう。

特に固定電話の場合は、受話器を「ガチャッ」と乱暴に置くと、嫌な印象が相手に残ります。

電話を切るまで周囲の会話にも気をつけましょう。「意外と簡単だったよ」とか、「この会社○○だね」などの友人との会話などが聞こえた場合、悪い印象が残ります。

マナー【相手が出ない場合】

折り返し電話をかけ直しても、相手が出ない場合もあります。そんな時は、まず留守録にメッセージを残しましょう。

「こんにちは、○○大学○○学部の△△と申します。お電話いただいていたようでしたので、ご連絡差し上げました。」

留守録には記録時間に制限があります。簡潔に要点だけを述べましょう。詳しい内容は電話が繋がったときに聞けば良いのです。

また、相手が出ないからといってしつこくかけるのは止めましょう。

特に携帯電話には着信履歴が残っているわけですから、一度かけ直して相手が出なかった場合は、しばらく待ちましょう。

マナー【電話が途中で切れてしまった場合】

携帯電話で話をしているときに、通話が切れてしまうことがあります。携帯電話は電波状況が不安定なものです。

自分側か相手側か、原因は分かりにくいものですが、一旦電波状況を再確認してすぐに折り返すことが大切です。

その際、まずはこちらからお詫びすることが、スマートな会話に繋がります。

「すみません。電話が切れてしまったみたいで。」

「申し訳ありません。電話が切れてしまって。」

といったトークで良いでしょう。

ここで大切なことは、誰が良いか悪いかを決めることではなく、やりとりを前に進めることが重要です。

そういった意味で、あなたの謙虚な言動は好印象を生み、その後の選考に好影響を及ぼします。

マナー【相手が不在だった場合】

着信のあった電話が会社の場合、先方は、出掛けていて不在のことも多くあります。

そのまま切っても同じことの繰り返しになる恐れがあります。そんなときの応対方法が、以下の例文です。

1.企業の対応

「あいにく○○は外出しておりますが。」

2.帰社時間の問い合わせ

「何時ごろお戻りでしょうか?」

(と聞いて、再度かけるタイミングを考えましょう。)

3.伝言の依頼(電話したこと)

「○○大学○○学部の△△から、お電話差し上げたことをお伝えください。」

と伝言しておくと、相手の都合の良い時間帯に再度電話をくれることもあります。

また、先方からの留守電に返事をするだけの場合などは、内容を電話対応してくれた人に伝言をお願いすることも出来ます。

このとき、電話応対をしてくれた人の名前を記録しておくとパーフェクトです。

後々、「××さんに、ご連絡したのですが」ということも証拠として残ります。

4.伝言の依頼(具体的に伝言)

「面接場所変更の件、分かりましたとお伝えください。」

「履歴書持参の件、了解しましたとお伝えください。」

「いつかけても、いない!」だけでは就活は前に進みません。人事担当者も多忙を極めている場合も多いものです。

相手からの連絡をもらいやすくするのも折り返し連絡のコツです。

マナー【折り返し不要の場合】

留守録に「折り返しは不要」と録音されていた場合はどうしたら良いでしょうか?

相手はわざわざ折り返しは不要と言っているわけですから、待ったほうが無難です。

折り返しが不要と言っているのにかけてくるということは、「話を聞かない人だ」というイメージになりかねません。

しかし、数日経っても電話もメールも無い場合は連絡をしましょう。それは失礼ではなく、必要な連絡です。

マナー【どうしても繋がらない場合】

相手が忙しかったり、移動中であったりすると、何度かけても繋がらないこともあります。

その際は、メールで連絡を入れておくのも一つの手です。何度も相手に着信履歴が残ると、相手にもプレッシャーになります。

その際には、以下のようなメール文を送ると良いでしょう。

「○○株式会社

△△部部長

○○ △△様

こんにちは、○○大学○○学部の△△と申します。

お電話いただいていたようでしたので、ご連絡差し上げました。

お手数ですが、ご連絡いただけますと幸いです。

今後ともよろしくお願いいたします。」

緊急な場合で、企業の人事担当者の携帯電話がつながらないときは、その担当者の会社の所属部署に連絡を入れましょう。

その時の電話のかけ方としては、

1.先ず挨拶、自分のことを名乗る。

「こんにちは、○○大学○○学部の△△と申します。」

2 .相手を呼び出す。

「○○部の△△様いらっしゃいますでしょうか?」

相手がいた場合

「先日は、お電話いただきまして、ありがとうございます。あいにく電話に出ることが出来ず、申し訳ありませんでした。何度か携帯電話にご連絡差し上げたのですが、繋がらなかったため、こちらの方にかけさせていただきました。」

相手が不在の場合

「恐れ入りますが、○○大学○○学部の△△まで、お電話頂けますよう、お伝えください。電話番号は×××です。よろしくお願いいたします。」

と伝言しておきましょう。出来れば、ここでも伝言を引き受けてくれた人の名前を記録しておきましょう。

きちんとした電話応対を覚えよう

就活での電話の折り返し方についてご紹介してきましたが、学生にはハードルの高いマナーですよね。

そもそも、学生は社会人と電話で話すことがあまりありません。

ましてや相手の顔が見えない状態で自分の運命を変えるかもしれない会社の人事担当と会話するわけですから、緊張も最大級です。

しかし、その対応方法次第では、相手に好印象を与え選考に良い影響を及ぼします。

ぜひ積極的にこの記事の内容に取り組んでみてください。

たとえ敬語がうまく使えなくても、素早く一生懸命に対応すれば、相手には「一生懸命にやっているな」という誠意が伝わるものです。

また、電話応対のマナーは社会人になれば出来て当たり前の「身だしなみ」のようなものです。

就活を機会に、ぜひこの記事を参考にして、相手の状況を考えた電話対応を実践し、カッコいいビジネスパーソンになっていきましょう。

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    ABOUTこの記事をかいた人

    編集長の白河を筆頭に、人材紹介会社や大学のキャリアセンターでは教えてくれない、就職活動の本当の情報を書いていくライター集団。人材紹介会社の不都合な真実を暴き、就活生・転職者が天職を見つけてイキイキ働くために役に立つ情報だけを徹底的に公開していく。詳しいプロフィールは、フッターの「はじめての方へ」からご覧になれます。