就活メールの6つの返信パターンと7つの注意事項・8つのポイントまとめ

「就活のメールはどこまで返信すればいいの?」

「企業への返信はどんな文章にすればいいの?」

最近ではほとんどの企業が学生とのやり取りをメールで行っています。

「企業から届いたメールにどのように返信すればいいのか」

と悩む就活生は多いでしょう。

メールが自分の印象を左右すると考えれば不安になるのも当然です。

実際、正しいビジネスメールを送れる学生はなかなかいないと言います。

1日に何十通もメールを見る社会人にとって、学生のメールは悪印象に見えてしまっているのが現状です。

逆に言えば、正しいビジネスメールを送ることができれば、それだけでまわりの学生と差別化できるということでもあります。

今回は就活メール返信にまつわる疑問を解決していくと同時にワンランクアップできるメール返信テクニックもまとめました。

この機会にビジネスメールをマスターしてまわりの学生と差をつけてしまいましょう!

この記事の登場人物

富田:理工学部の3年生。自己主張は苦手だが心根は優しい草食系男子。メーカーを志望して就活をしている。

春山:経済学部の3年生。あだ名はハルちゃん。明るくハキハキしていて「考えるより動け!」の行動派。母子家庭出身で、化粧品や日用品など女性を対象とした仕事に就きたいと考えている。

白河:社会人3年目のヘッドハンター。ホワイトアカデミー在学中に内定をもらった東証一部の人材系企業で勤務。ホワイトアカデミーとは、特別講師という形で現在も付き合いが続いている。

守るべき4つのマナー

富田
さっき企業からメールが来たんですけど、ちゃんとした返信ができるか心配だな……
春山
それな。普段丁寧なメールをする機会ってあんまりないしね。教授に単位の請願メールはしたことあるけど……
白河
2人ともお困りのようだね。ところで富田くん、さっき来たメールには返信した?
富田
え? まだですけど……?
白河
おっと、それはまずいね。まず基本として、企業から送られてきたメールには丁寧かつ迅速に返信しなきゃいけないね。
富田
どうしよう…やばいやばい! 早く返さなきゃ!
白河
富田くん、ちょっとストップ。その文章、ビジネスメールにふさわしい? マナーは守れてる?
富田
えっと…どうだろう…? 敬語はちゃんと使えてるはずだし…あれ、構成はこれでいいのかな? 分かんなくなってきた…
白河
よし、じゃあ今日は企業から来たメールへの返信について説明しようか。

メールのやりとりから既に選考が始まってると考えたほうがいいよ。それぐらい就活メールの返信は大切だからね。

ビジネスメールとして最低限のマナーを守る

白河
じゃあ、まずはビジネスメールとしての最低限のマナーを知ろう。言わば常識ってやつだね。
春山
なんかすごい難しそうなんだけど…
白河
そんなに思いつめなくても大丈夫。知らないから間違えるだけで、知ってれば大したことないよ。じゃあ順番に説明しよう。

守るべきマナー①返信は24時間以内に!

白河
まず大事なのが企業からのメールには24時間以内に返信すること。返信が遅い学生は悪い印象が残っちゃうからね。
春山
LINEでもずっと未読無視だと気分悪いもんね。
富田
もし返信が遅いとどうなるんでしょうか…?
白河
そうだね、最悪の場合は返事が返ってこないと思った方がいいね。逆に5分や10分で返信する学生は良い印象を与えられるよ。
春山
やば…! ちゃんと返信しないと…!

守るべきマナー②9時~21時の時間帯に返信をする

白河
早く返信するのはもちろんだけど、時と場合はきちんと考えないといけないよ。
富田
なるほど…つまり勤務時間内に返信しなければいけないということでしょうか?
白河
正解。企業によって勤務時間は違うけど、主な会社はだいたい9時~21時の間に仕事をしてるよ。つまり、その時間以外は勤務中じゃないから失礼ってこと。時間ときたらほかに気にすることは?
春山
あ! 曜日か! 土日祝日は避けた方がいいよね。
白河
そういうこと。相手が休日の日に返信するのはNGだね。曜日もしっかり考えないとね。

守るべきマナー③携帯のアドレス(softbank、au、docomo)はNG!

富田
これはどういうことでしょうか?
白河
ビジネスメールのアドレスはPCメールのものを使うのが原則だよ。
春山
えっ? そうだったんだ…
白河
実際、PCメールの方が利便性が高いからね。持っていないなら新しくメールアドレスを作成しよう。

守るべきマナー④カタカナは全角、数字は半角で揃える

白河
あと、ちょっとしたことだけど、カタカナは全角、数字は半角で揃えるようにしてね。
富田
そんなとこまで気をつかわないといけないのか…
白河
書体や文字の大きさがバラバラだと相手は読みにくいからね。それに文字化けも起こりやすくなっちゃうし。
富田
それはまずいですね…気を付けないと。

コラム:間違いやすい敬語

・二重敬語

×お伺いします→◯伺います

これは多くの学生や社会人が誤解していますね。

「お~する」も「伺う」も謙譲語ですから、「お伺いします」は二重敬語になります。

二重敬語を親しい間柄で使うことは間違っていませんが、ビジネスでのやり取りの際に使うのは適していません。なんでも最初に「お」をつけるのは控えましょう。

×社長様→◯社長

呼び捨ては良くないと思い「部長様」「社長様」とメールや口頭で言ってしまったことはありませんか?

これは絶対に使ってはいけません!

肩書や役職だけで敬称ですから、様を語尾につけると二重敬語となります。

間違った呼び方は相手を不快な気持ちにさせます。必ず気をつけましょう。

・敬語と勘違いしている言葉

×すみません→申し訳ございません、ありがとうございます

こちらも敬語として使っている人が多いですね。

「すみません」は目上の人に使ってはいけない言葉です。

また、この言葉には謝罪と感謝の意味があります。謝罪の際には「申し訳ございません」、感謝の際には「ありがとうございます」ときちんと分けて使いましょう。

×了解しました→畏まりました、承知致しました

アルバイト先や先輩との会話では「了解しました」と言うと全然悪い印象を与えませんが、ビジネスではあまり良くない表現です。

これを知らずに間違った言葉遣いをしている学生は非常に多いです。ぜひ、正しい言葉遣いをマスターし「お、この学生は違うな」と思わせましょう!

フリーメールアドレスを使用する時の注意点

就活専用のフリーメールアドレスを作ろう!

春山
よし、携帯のメアドじゃなくてPC用のメールアドレス用意しよっと。
白河
そうだね。就活をしてると企業だけじゃなくて、リクナビやマイナビなどの就活情報サイトから大量のメールが来るからね。
富田
大切なメールを見落とさないようにしないと…
白河
その通り! たくさん来るメールをうまく取捨選択して整理することが大事だよ。そのためにも、就活専用の新しいフリーメールアドレスを作成するべきだね。

フリーメールアドレスを作る際の注意点

春山
でも、アカウントはどこで作ればよいのでしょうか?
白河
アカウントはGmailでもOutlookでもどこでもいいよ。大切なのはプライベートで使っているものと分けることだからね。

ただ、いちいちログインし直さなければいけないものはプライベートメールと混同してしまう可能性もあるから色々と面倒かもね。

富田
他に「こんなメールアドレスはダメ!」とかってありますか?
白河
そうだね、できればアドレスは自分の名前など分かりやすい文字列だといいね。アイドルの名前や長すぎるアドレスは企業にとって悪印象になるから注意だね。
富田
えっ…マジですか? 危ない危ない。

フリーメールアドレスを使用する際の注意点

春山
就活専用のメールアドレスの作成が完了しました!
白河
お! いいね。じゃあここからは実際にフリーメールアドレスを使う時の注意点を教えよう。
富田
お願いします!
白河
OK! まずは専用ボックスを作ってボックスごとにメールを振り分けよう。就活情報サイトからのメールの中に企業からの大事なメールが紛れていて気付かなかった、なんてことが就活生の中ではよくあるからね。

だから企業のメールと就活情報サイトのメールはボックスごとに分けて管理した方がいいね。

春山
専用ボックス作りました!
白河
お、早いね(笑) それと、迷惑メールボックスも毎日確認するようにしよう。企業からのメールが迷惑メールボックスに入っている可能性もあるからね。
富田
でも毎回迷惑メールボックスをチェックするのは面倒です…
白河
その心配はないよ。迷惑メールボックスから一度メールを開いて設定すれば、次からは通常のメールボックスに届くようになるよ。

大学のメールアドレスがオススメ

富田
ところで、大学のメールアドレスは使えないんでしょうか?
白河
いい質問だね。実は大学のメールアドレスというのは就活でとても使えるアイテムなんだよね。
春山
そうなんですか!? 知らなかった…
白河
大学のメールアドレスはシンプルで分かりやすいものが多いからね。さらに、アドレスを見るだけで大学生であることと大学名が分かるから、企業にとって分かりやすいし印象が良くなるよ。

大学のアカウントは何かしらで普段から使っているから「パスワードを忘れた!」なんてことも起こりにくいしね。それに、大学が開いてくれる説明会の連絡を見逃すことも少なくなるんじゃないかな。

春山
おお…大学のメールアドレスの本当の使い方を知りました…

基本的な書き方

富田
これでメールを送る準備は万端ですね!
白河
そうだね。じゃあここからは肝心のメールの中身について説明していこう。ハルちゃん、メールの返信の流れは分かる?
春山
えっと…確か、件名⇒宛名⇒挨拶⇒自己紹介⇒本文⇒結び⇒署名でしたっけ?
白河
そうそう。この流れはビジネスメールのマナーだから必ず守ってね。

始めは面倒くさいと思うかもしれないけど、慣れれば簡単だから。

こんなメール返信はNG!

春山
なんか書けそうな気がしてきた!
白河
それは良かった。
富田
僕はまだちょっと不安です…「これはダメ!」みたいなメールの返信ってありますか?
白河
よし、じゃあここからは絶対NGなメールの返信を紹介するね。

顔文字を使う

白河
これは割と当たり前のことだね。ビジネス上、顔文字や変わった記号(「♪」「・・・」「(笑)」)を使うのはNGだよ(^_-)-☆
春山
顔文字は使わないけど「・・・」とかはあんまり気にしたことなかったかも。
白河
そうだよね。顔文字で表現したいことは文で伝わるように頑張ってね。

文字をわざと小さくする・ギャル文字を使う

白河
「私ゎ」みたいに、わざと小さくするギャル文字を使うのゎだめだょ♪
富田
ちょっと白河さん、ふざけないでくださいよ(笑)
白河
ごめんごめん。これも当然のことだけど「私ゎ」みたいに、わざと小さくするギャル文字を使うのはダメだね。遊んでいるように思われるからね。

「?」「!」の多用

白河
それと、文末には基本的に「。」を使ってね。
富田
「?」もダメなんでしょうか?
白河
ダメとまでは言えないね。質問かどうかがわかりにくい文には「?」を付けることもあるよ。でも、「!」は目上の人に対しては、親しい関係でない限りあまり使わないね
春山
そうだったんですね。気を付けます!

押さえるべき8つのポイント

富田
やっと形になってきました……!
白河
それはいいね。じゃあここからはもう1つステップアップして、メールの返信で押さえるべきポイントについて説明していくね。

押さえるべきポイント①基本構成は返信でも必ず守る

春山
これはどういうことですか?
白河
学生でよくある返信の失敗例に、返信だからといってビジネスメールの基本構成を省略することが挙げられるね。特に「宛名」「自己紹介」「署名」を忘れる学生は多いから要注意だね。
富田
そっかぁ、自己紹介も毎回必要なんですね。
白河
そうだよ。じゃあ項目別にさらに詳しく見ていこう!

押さえるべきポイント②件名

春山
まずは件名ですね! でも件名ってそんなに気をつけることがあるんでしょうか?
白河
件名はメールを書く上ですごく重要なパートだよ。相手は件名を見ただけである程度のメールの内容を把握するからね。ここで分かりにくい件名を書くと、返信が遅くなったり返信が来なかったりするよ。
富田
それはまずいな…しっかりマナーを守って書かないとダメですね。
白河
そうだね。まず件名は簡潔に書こう。ちなみに、件名は文で書くよりも単語で書くケースの方が多いよ。

就活の場合は「要件」「名前」「大学」のみ件名に書いてね。あと「ありがとうございます」や名前だけなど、件名を見てメールの内容がわからない言葉は避けよう。1つ例を挙げておこうね。

例)OB訪問の御礼(山田大学 山田太郎)

富田
これなら簡潔で分かりやすいですね!
白河
でしょ? あともう1つ。返信の際は来たメールの件名は消さず(絶対に消さない!)に、その件名の頭に「Re:」をつけよう。

これによって相手側がどんなメールの内容を書いたか思い出すことができるからね。ちなみに「Re:」が複数になったときは、1つだけ残して後は消してもいいよ。

押さえるべきポイント③宛名

春山
件名が書けました! 次は宛名ですね。
白河
宛名は主に「会社名」「部署」「担当者名」を書くよ。返信する場合は来たメールの冒頭に相手の情報が書かれているので、それを参考にすると書きやすいね。

「○○◯(株)」や担当者名などを省略することは失礼に値するから気をつけてね。分からない場合は検索しよう。担当者名が分からない場合は部署名の後に「御中」と書けばいいよ。

押さえるべきポイント④挨拶

富田
宛名も書けましたよっと…じゃあ次は挨拶ですね。
白河
2人とも順調なようですね。挨拶は初めてやり取りする場合は「初めまして」、2回目以降の場合は「いつも(大変)お世話になっております。」を述べるのが基本だよ。

また、夜遅くや休日に返信する場合は「夜分に失礼致します」「お休みのところ失礼致します」などのお詫びの言葉をここに書くよ。

押さえるべきポイント⑤自己紹介

春山
挨拶も書けました!
白河
いいね。じゃあ次は自己紹介だね。富田くん、自己紹介には何を書けばいいか分かる?
富田
えっと…「大学名」「学部名」「学年」「名前」ですかね?
白河
そうだね。以前に会ったことがある人に返信する場合は、お礼の言葉や「先日面談させていただいた」などの言葉を入れると、相手がより自分のことを思い出しやすいから書いた方がいいよ。

押さえるべきポイント⑥本文

春山
やっとここまで来ました…いよいよ本文ですね!
白河
もうちょっとだから、頑張ってね!

まず、本文は結論から述べよう。「このメールで何を言いたいのか」を最初に伝えることで相手が文章を理解しやすくなるからね。

それと、出来るだけ長文は避けた方がいいね。回りくどい言い回しや丁寧すぎる表現は相手にとって読みにくい文章になっちゃうしね。

何よりも相手が読みやすい文章を心がけよう。

春山
すごい…! ビジネスメールの風格が出てきました…!

返信の際には引用返信をする

相手の書いた本文をそのまま引用すると、返信することで相手が書いたメールを思い出すことができます。

いちいち送信ボックスに戻って確認する必要がないため、相手に好印象を与えることができます。

押さえるべきポイント⑦結び

白河
ここまできたら、あともう少し。メールの最後に書く文章のことを結びと言うよ。ハルちゃん、結びの言葉は何か知ってる?
春山
そうですね、「宜しくお願い致します。」とかでしょうか?
白河
そうだね。「宜しくお願い致します。」はよく使う言葉だね。

でも、何でもかんでも「宜しくお願い致します。」を使うのはよくないよ! 色々な決まり文句があるから、場面によって上手く使い分けるといいね。いくつか例文を紹介しておくね。

【結びの例文】

宜しくお願い致します。←よろしく。

ご連絡をお待ち申し上げます。←返事を下さい。

それでは失礼致します。←報告するだけの時

重ねてお詫び申し上げます。←詫び、断り

富田
へぇ~。結びの例文にも色々あるんですね。

押さえるべきポイント⑧署名

白河
ここまで来たら最後は署名だね。署名では「大学名」「学部・学年」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を書くよ。

住所を書くように言っているサイトもあるけど、そこまで情報を開示する必要はないよ。冒頭でも言ったけど、返信だからといって署名を省略するのはNGだからね!

春山
やったー! やっとできました!

7つの注意事項

富田
これはなかなかいい感じに書けたんじゃないでしょうか…
白河
どれどれ? じゃあ注意事項のチェックをしてみようか。

注意事項①3回は読み返す

白河
まずは自分でしっかり読み直そう。書いてるときには気づかないミスが結構あるからね。
富田
あっ、文字が抜けてる。
白河
そうそう、そんな感じ。誤字脱字はないか、おかしい文章を書いていないか、同じ表現を使いすぎていないかなどを必ず確認してね。

注意事項②お礼メールは即日送信する

春山
これはさっきも言ってたやつですね。
白河
そうだね。OB・OG訪問や面談をした際は即日にお礼のメールを送ると相手は好印象を持ってくれるよ。

社会人として当たり前の行動だけど、できていない学生が多いのも事実だしね。24時間以内に帰りの電車内などですぐに返信してしまおう。

注意事項③メールのやり取りは1往復半で終える

春山
これはどういうことでしょうか?
白河
企業の人はなるべくやり取りを少なくしたいと考えてるからね。そのために理解しやすい文章を書いて1往復半で終えるように工夫をしようってこと。
富田
そうですよね。理解ができない文やメールの目的が分からない文章を送ると、聞き返さないといけないですもんね。
白河
そういうこと。1往復半で終えるためには簡潔に分かりやすく文章を書く必要があるね。

注意事項④件名に相手の名前を入れる

白河
これもメールを読んでもらいやすくする工夫だね。

件名に相手の名前を入れると誰かに呼ばれているかのように感じるから、相手はすぐメールを開こうと思うわけ。

富田
よし、じゃあ片っ端から名前を入れればいいんですね!
白河
富田くん、それはストップ。この方法は好き嫌いが分かれるから、使う場面は選ばないとダメだよ。

注意事項⑤本文の中で改行を入れよう

富田
うーん
白河
富田くんどうしたの?
富田
教えてもらった通りに書いたんですけど、何となく読みづらくて…
白河
それは「改行」がないからだね。30~35文字で改行するとより見やすい文章になるよ。メールをスマホで見る人もいるから、そのことも頭に入れて綺麗なレイアウトを心がけてね。
富田
改行したら、さっきよりずいぶん読みやすくなりました!

注意事項⑥結びの決まり文句に+αを

春山
「……今後ともよろしくお願いいたします。」っと。こんな感じかなー
白河
お、ハルちゃんいいね。

結びの文の最初に「今後とも」「何卒」「それでは」「お手数をおかけしますが」「誠に」「恐縮ではございますが」を付け足すとより自然な感じになるね。ただし決まり文句に合った言葉を選ぶようにしてね。

注意事項⑦就活メールの返信が遅れた場合はどうすればいい?

富田
万が一メールの返信が遅れてしまったときはどうすればいいのでしょうか?
白河
そんなことはあってほしくないんだけど…まずは誠意をもって謝罪することが一番だね。

もし、最初から返事を保留しなければならないことが分かっている場合は先に伝えておくのがマナーだよ。

きちんと事情を説明すれば企業も理解してくれるからね。何も言わないまま待たせることだけは絶対にやめよう。

返信方法6パターン

富田
あの~、1つ聞いてもいいでしょうか?
白河
何かな?
富田
今度面接があるんですけど、それの日程変更をお願いしたくて…こんな場合はどうすればいいのでしょうか?
白河
OK! じゃあ、ここからはシチュエーションごとのメールの返信の仕方を解説していくよ。
富田
ありがとうございます!

パターン①会社説明会の連絡・お礼

春山
まずは会社説明会の連絡・お礼からですね!
白河
大抵、会社説明会の連絡が企業とのファーストコンタクトである場合が多いからね。

ファーストコンタクトはすごく大事だから、ここでしっかりと他の学生と差を付けたいね。これは実際に複数の人事の方から聞いたんだけど、会社説明会に参加するところから選考は始まっているからね。

富田
それは企業の方に注目してもらえるチャンスですね!

パターン②OB訪問依頼・日程調整・お礼

春山
次は「OB訪問依頼・日程調整・お礼」ですか…OB訪問依頼ってなんだか緊張しますね。
白河
そうだよね。訪問依頼のメールは相手に良い印象を与えられるかが重要だよ。しっかりとポイントを押さえておこう。
春山
お願いします!

ポイントは自分から日程を提案すること!

富田
これって失礼じゃないんでしょうか…?
白河
確かにそう思っちゃうよね。

でも、社会人にしてみればやり取りの回数は少ない方が良いと思ってるから先に提案してくれると楽なんだよね。逆に提案しない方が

「こいつ訪問依頼したのに日程を言ってこないのかよ」

「やり取り多くなるじゃん」

って思うからね。

富田
いや、こんな印象を与えたままOB訪問とかしたら地獄じゃないですか…
白河
そうそう。だから自分から提案して、相手にできるだけ負担をかけないように心がけることが大事だよ。

OB訪問をしてくれる方は、プライベートの時間を割いて就活を手伝ってくれているからね。なるべく失礼のないように返信をしよう。

パターン③インターンシップのお礼

春山
じゃあ次はインターンシップのお礼ですね!
白河
そうだね。インターンシップのお礼では、企業に興味があるなしに関わらず、きちんと感謝の気持ちを伝えようね。

それに、インターンシップで好印象を与えると本選考で優遇されることもあるからね。例えば、実際の本選考よりも早くに選考を受けさせてくれたり、選考をスキップしたりできるよ。

春山
それはいいことを聞きました…!
白河
「あれ? もう最終面接なの?」ってぐらいにスピード感を持って選考を受けられることもあるよ。いわゆる“裏ルート”ってやつだね。
富田
これは全力でお礼メールを書かねばですね!
白河
せっかくインターンシップに参加したのに、何も優遇されないのはもったいないからね。
春山
インターンシップのお礼メールの重要さが分かりました!

インターンで何を学んだかをメール本文に組み込む

富田
じゃあ、本文を書く時には何に気をつければいいんでしょうか?
白河
そうだね、インターンで何を学んだかをメール本文に組み込めるといいね。

インターンを主催する側としては、学生に「インターンに来てすごく役に立った」「インターンを通してさらに入社したいと思えた」と言ってもらえるとやっぱり嬉しいからね。

だから、インターンを開催していただいたことへの感謝の気持ちと何を学んだかを伝えることで「お、この子いい感じじゃん!」って思ってもらえるよ。

富田
インターンの出来がイマイチでも、せめてお礼メールで良い印象を与えられるように頑張ります!
白河
富田くん…(笑) もちろんインターンも頑張らないとね。

パターン④就活面接の日程調整・変更

富田
あ、これ僕が聞きたかったやつです!
白河
面接の日程調整のメールは使う場面が多いからね。ぜひハルちゃんもマスターするといいよ。
春山
はーい! お願いします!

面接の日程調整のメールはシンプルに!

白河
まず覚えておいてもらいたいのが、面接の日程調整のメールにゴテゴテと文章をつけてこだわる必要はないということです。

普通の流れを説明しましょう。下に書いてある流れを見てください。

企業が面接の選考結果を連絡してくると同時にどの日程がいいかを聞いてくる。

それに対して感謝の気持ちと参加できる日程を答える。☜ここが就活生が返信するところ

企業が日程の確認をする。

富田
これだけでいいんですか?
白河
はい、以上です。簡単でしょ?

逆に凝った長い文を書くと企業に悪い印象を与えるからね。初めにも言ったけど、重要なのは簡潔に述べることだよ。

提案された日程に参加できない場合

富田
そうなんですよ! どう返信したら印象を悪くしないようにできるんでしょうか…?
白河
提案された日程に参加できないことは特に珍しいことじゃないから、そんなに不安に思わなくても大丈夫。

ただ、その場合は、こちらから複数日程を提案し、謝罪文を入れるようにしよう。本文と結びの両方に入れると良いね。また、理由を少し添えておくと相手に良い印象を与えることができるね。

一度決まった日程を変更・キャンセルする場合

白河
一度決まった日程を変えるのはちょっと難しいね。
春山
確かに…どんなメールを送ったとしても少なからず相手に悪い印象を与えてしまいますもんね。
白河
そうだね、でもメールを送らないともっと悪い印象を与えてしまうよ。どんな事情があっても日程変更のメールは必ず送ってね。もちろんできるだけ早くに送ることが大事だよ。

他の企業と選考日程が被ってしまうのはしょうがないからね。その上で、相手に可能な限り迷惑をかけないようにしよう。

富田
日程を変更したい場合は自分から打診していいのでしょうか?
白河
そうだね。ここでも日程は自分から提案するといいよ。さっきも言ったけど、やり取りをなるべく減らすのも相手に迷惑をかけないコツだよ。

あと、変更の際に学業が理由ならそのまま書いてもいいけど、他の選考と被っていたときには「あいにく別件と重なってしまい」というような感じで理由を濁すことをお勧めするよ。

パターン⑤就活内定のお礼・内定辞退

富田
えっ、内定をもらった後にもメール送らないとだめなんですか…?
白河
そうだね。内定をもらえたからって安心するのは早いね。
春山
きっちりと内定のお礼メールを送らないとってことですね!
白河
そうそう。これ、実は返信し忘れる学生が多いんですよね。採用してもらったお礼はきちんと企業に伝えないとね。

パターン⑥お世話になった人への内定報告・不採用報告

お世話になった人への内定報告

白河
それともう1つ、お世話になった人には感謝の気持ちを伝えておこう。
富田
そうですね! お世話になった人に感謝の気持ちを伝えるのは人としても大事なことですもんね。
白河
その通り。そして重要なのがここで関係を終わらせないこと

ここで関係を終わらせずに、これからも関係を続けることで社会人になったときに良いアドバイスをくれるはず。ここで出会えたことを無駄にせず、これからも関係を続けてほしいことを伝えるといいね。

お世話になった人への不採用報告

春山
えっ、不採用でも報告するんですか?
白河
そうだよ。これは結構忘れがちだけど、不採用の際もお世話になった人に感謝の気持ちを伝えよう。
富田
う~ん。でも不採用の報告ってなんか嫌ですよね…
白河
気持ちは確かに分かる。でも、実は不採用の報告の方が内定報告よりも重要だったりするんだよね。
富田
えっ、そうなんですか?
白河
そうだよ。というのも、これからの就職活動を助けてくれる可能性があるからね。

相談できる社会人が多いことは非常に良いことだよ。感謝の気持ちと「これからもよろしくお願いします」という思いを伝えよう。

ワンランクアップするための4つのポイント

富田
これでもうメールの返信は完璧では?
春山
それホントかなぁ?
白河
富田くん、詰めが甘い! 実はメール返信にはもうワンランクアップできるポイントがあるんだけど、どう? 知りたくない?
富田
教えてください! お願いします!

ワンランクアップするためのポイント①すぐに返信を!

富田
これさっきも聞きましたよ。
白河
まあそうなんだけど。ただ、何度も念押しするくらい大事ってこと。
春山
それに、これなら簡単にできますもんね!
白河
そうだね。これは一番簡単にワンランクアップできる方法だから、今すぐやってみることをおすすめするよ。

ワンランクアップするためのポイント②お礼を毎度しっかりと伝える

白河
どんどん行くよ。次はOB/OG訪問後、面接後、選考通過後、内定通知後、それぞれしっかりお礼を伝えること。
富田
毎回お礼をしてるとしつこくないですか?
白河
その心配はいらないね。しっかりとお礼をするのは社会人としては当たり前の行動だから、変に怖気づかずにきちんとお礼をしよう。

ワンランクアップするためのポイント③引用返信を活用する

白河
引用返信を活用することで、いちいちメールボックスに戻る必要がなくなるよ。
春山
これだとメールの本文に企業から来たメールが引用されるからすごく便利ですね!
白河
この機能は企業側にも印象が良いから、是非活用してほしいね。

ワンランクアップするためのポイント④Wantedlyを活用する

春山
Wantedlyって何ですか?
白河
これは使いこなせるととても便利なサイトだよ。就活メールのテンプレートが一式にしてリストアップされてるんだ。ベンチャー企業やインターンシップの選考を受けてる人は知ってるかもね。
富田
すごい! これは有効活用するしかないですね!
白河
下記のURLから行けますので、是非参考にしてみてください↓

https://www.wantedly.com/campaign/shukatsu_mail_template#01

(Wantedly 就活メール・テンプレ / 例文 Web版)

丁寧かつ迅速に返信しよう

白河
どう? 2人ともメールの返信はできそう?
春山
はい! 大切なのはメールを丁寧かつ迅速に返信することですよね!
富田
僕も上手く書けました! これなら大丈夫そうです! 
白河
それは何よりです。細かいことだけど、隅々まで確認を怠らずにしっかりと返信してね。

それじゃあ、2人とも引き続き就職活動頑張って!

富田
はい!
春山
ありがとうございます!
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    ABOUTこの記事をかいた人

    編集長の白河を筆頭に、人材紹介会社や大学のキャリアセンターでは教えてくれない、就職活動の本当の情報を書いていくライター集団。人材紹介会社の不都合な真実を暴き、就活生・転職者が天職を見つけてイキイキ働くために役に立つ情報だけを徹底的に公開していく。詳しいプロフィールは、フッターの「はじめての方へ」からご覧になれます。