なぜインターンのお礼メールは必要なのか?基本のメールマナーまとめ!

インターンのお礼メールで「件名や宛先はどう書けばいいの?」とか、「いやそもそも1dayインターンだから必要ないのかな?」と思うことってありませんか?

また「送信するの忘れた!」「土日を挟むけど送信して大丈夫なの?」だとか思うこともありますよね。

そこで、この記事ではインターンのお礼メールに関するマナーを網羅しました!

インターンのお礼メールが必要か、お礼メール送信のタイミング、お礼メールの書き方、お礼メールの例文,お礼メールの再返信の対応法の順でご紹介しています!

メールで今すぐ使えるポイントをご紹介していますので、ぜひ、あなたのお礼メールづくりの参考にしてくださいね。

この記事を書いた人:miho

【ホワイト企業への道】のライター。
大学の授業がきっかけでホワイト企業への道の存在を知り、ライターに立候補し、無事活動を始める。授業の傍らコンサルティング会社のインターンに合格。みなさんと一緒にホワイト企業に就職したいと思っています。欲しいものは文章力と語彙と時間。
就活中の私が愛読している就活の教科書はこちら。参考になるのでぜひ読んでみてください。

なぜインターンのお礼メールは必要なのか?

インターンシップは、ほとんどの企業で選考に直結するものではないと言われているので、お礼メールなんて必要ない、と考えている人もいるかもしれませんね。

ですが、インターンが終わった後にお礼メールを送ることは絶対に必要です。

その理由は2つあります。今からその理由をご説明しますね!

理由①:インターンのお礼メールは社会人のマナーだから

社会人にとっては、参加したプロジェクトが成功した時など、協力してくれた周囲の人々にお礼メールを送ることは当たり前のことです。

しかし、それは社会人の話。お礼メールを書く機会が乏しい就活生にとっては書きづらいものかもしれません。ですが、お礼メールを書いておいた方がいい理由が2つあります。

1つ目の理由は学生から社会人になればあなたを取り巻く環境が大きく変わり、新たなマナーが必要とされるケースが増えるからです。基本的なお礼のマナーは学生のうちにしっかりと身につけておくべきものです。

2つ目の理由は人事から見たあなたの印象が良くなるからです。お礼メールを見た人事の担当者もお礼メールを送ったあなたのことを「感謝の意をきちんと伝えられる礼儀正しい学生だ」と考えます。

 

理由②:インターンを行う企業側も準備を行っているから

企業がインターンシップを開催するということは、社内に社員ではない人物を雇い入れることと同じことです。

インターンシップは、準備や運営、コスト面で企業側に相当な負荷がかかるプログラムなのです。

そんな企業に対してお礼の気持ちを伝えるというのは、大切なことではないでしょうか。

補足:1dayインターンシップでもお礼メールを出したほうがいいの?

1dayインターンシップの場合、「たった1日だけだから…わざわざメールを送る必要はないのでは…」というふうに感じるかもしれません。

しかし、1dayインターンや少人数開催のイベントでも、人事は皆さんのことを覚えているものです。

たとえ1日だけの付き合いでも、先ほど述べたように人事の方に好印象を残すためには、お礼メールを送った方が良いでしょう。インターンが1日だけだったとしても、企業にお世話になったという事実には変わりはありません。

あなたが企業側だった場合、お礼をもらって嫌な気持ちになりますか?

…なりませんよね。

1dayインターンのような短い時間でもお礼を送る人には好意をいだくはずです。

インターンのお礼メールを送信するタイミングはいつ?

ここまでなぜお礼メールが必要なのかご説明してきました。

ここからはいつお礼メールを送るのが良いのかについてご説明します。結論から言えばインターンのお礼メールを送信するおすすめのタイミングは以下の2つです!

  1. インターン参加当日の夜
  2. インターン参加の翌日中 

この理由は2つあります。

理由①:お礼メールを早く送付するほど熱意が伝わるから

もしあなたが他人に良いことをして、その場ですぐ「ありがとう!」と言われるのと、

1週間経ってから「ありがとう!」と言われるのでは、どちらの方が熱意を感じますか?

その場ですぐに言われたほうが、嬉しくありませんか?

社会人になってからもこのようなメールをその日のうちに返信することは基本です。
また、インターンシップから時間が開いてしまうと、人事があなたのことを覚えていない可能性もあります。

特に1dayインターンを頻繁に受け入れている企業だと、学生の回転も早くなっています。

あなたの記憶、また人事の記憶が明確な間に、お礼メールを送ることでよりあなたのことを深く印象づけることができるでしょう。

たくさんの学生を受け入れている企業だと、多くの学生がインターンのお礼メールを送っているかもしれません!

人事の印象に残るように、インターンが終わってから時間がたたないように意識してお礼メールを送信しましょう。

ただし、早いうちにメールを送信したいからと言って深夜などにメールを送ると、気分を悪くする社会人もいる可能性もあります。

どうしても当日中にお礼メールを送信できない場合は、翌日中にはメールを送るようにしましょうね。

理由②:お礼メールの開封率が高まるから

社会人は基本的に朝メールチェックを行います。なので、インターンが終わった日の夜に送ったメールは翌日の朝開封されるということです。

人事の記憶も近い方が開封率も上がりますし、文章を読んだときに「あぁ、あの人だ!」…という風にあなたのイメージが想像しやすくなりますよね。

せっかく書いたお礼メールも、読んでもらわなければ意味がありません。インターンのお礼メールは迅速に送るということを覚えておきましょう。

就活生のそういった行動力は企業側に対しても好印象を与えられますので、日ごろから素早い行動を心がけましょう。

補足:土日を挟んでいる場合は?

金曜日にインターンが終了して、お礼メールを金曜のうちに送信し忘れた!なんてことがあるかもしれません。

その場合は月曜日の朝にお礼メールを送信すれば大丈夫です!

インターンのお礼メールの書き方

ここからは実際にお礼メールを書いてみましょう!お礼メールのおおまかな流れはこちらです。

  1. メールの件名
  2. 宛先
  3. 初めの挨拶
  4. お礼の文
  5. 終わりの挨拶
  6. 署名

番号順に書き方をご説明しますね。

お礼メールの書き方 その①メールの件名

覚えておいてほしいのは件名に要件・学校・名前を書くことです!

人事担当者は毎日、学生・同僚・取引先などと数多くのメールのやり取りを行っています。受信するたくさんのメールの中で、あなたのメールがきちんと読まれるようにする必要があります。

そのためには、件名だけで誰からメールがきたのか、内容が何なのか分かるようにすることがポイントです。

例えば

【インターン参加のお礼】ホワイト大学 ホワイト学部 山田花子 

という件名なら人事の方も「ホワイト大学の山田さんがお礼のメールをくれたのか!」とすぐに分かりますよね!

このように一目で内容がわかるメールなら、人事の方も就活生から来たメールだとすぐに気づくことが出来ます。

もし、件名から内容が分からなければ、あなたのメールを読むのを人事が後回しにする可能性もあります。

もしかするとそのまま読まずに終わり…ということもありえます。件名はわかりやすくつけておかなければなりません。

そして、件名なしは絶対にだめです。あなたのもとに件名なしのメールが届いたとして、「なんだこれ?」って思いますよね。

人事の方も同じなのです。

件名のポイントをまとめておくと

  • 誰からのメールか書く
  • 要件を簡潔に書く

です。注意してくださいね!

インターンのお礼メールの書き方 その②宛先

インターンシップのお礼メールは、あなたのメールが誰に宛てて書かれたものなのか正確に書くようにしましょう。
宛名を書く際に必要なのは下の4つです。

 

  • 会社名
  • 部署名
  • 役職
  • 名前

こちらを全て略せず書くようにしてください。具体例を書くと、

宛先の書き方例A 

株式会社 ホワイト 

人事部 採用課 課長 吉田 太郎様

宛先の書き方例B

株式会社 ホワイト 

人事部 採用課 吉田 太郎課長

という風に宛先を書くのが良いでしょう。A とB の違いは、「課長 吉田 太郎様」「吉田 太郎課長」かの違いです。

Bの例のように書く場合は、「吉田 太郎課長」と書いてはいけません。

また、社内に同じ苗字の社員がいる可能性もありますので、名前はフルネームで書き、役職も書くべきでしょう。

そして宛先を書き終えたら企業名や担当者名が間違っていないか読み直して確認しましょう。名前を間違えるのは先方に非常に失礼です。気を付けてくださいね。

インターンのお礼メールの書き方 その③初めの挨拶

ここは、「本日はお世話になりました。」などの定型文で問題ありません。その後ろに自己紹介を加えていきましょう。

インターンのお礼メールの書き方その ④お礼の文

入社意欲が高まったことや、長所の発見、もしくは欠点を克服できたことなど、自己PRをしっかりとメール内に盛り込みましょう。

どこで誰に会い、何を話したかを実際の名前を出してお礼の文にいれることで、あなたがどれだけ意欲的にインターンに取り組んだかが伝わります。

また、その企業への就職の意気込みを伝えるのもよいでしょう。自分の素直な思いを文章にしてください!

インターンのお礼メールの書き方  その⑤終わりの挨拶

終わりの挨拶の文で使いやすいのは、「末筆ながら」というフレーズです。

この後ろにはインターン先の企業の発展、成功をお祈りしていることを表す言葉をつけましょう。

  • 貴社のますますのご発展をお祈りしております。
  • 貴社のご隆盛をお祈りいたします。
  • 貴社のますますのご繁盛をお祈りいたします。

などがありますよ!

⑥署名

本文を書き終えたら、自分の署名をつけるのがマナーです!必要な要素はこちらです。

  • 大学・学部・学科
  • 氏名
  • メールアドレス
  • 郵便番号
  • 住所
  • 携帯電話番号
  • 自宅電話番号

こちらを書いておけば安心です。「固定電話はもってない!」という方は、携帯の番号を書くだけで大丈夫ですから安心してくださいね。

インターンのお礼メールの例文

それではここからはインターンのお礼メールの例文をご紹介します!

件名:インターンシップ参加のお礼(◯◯大学 田中太郎)

株式会社◯◯
人事部 採用課 △△様

本日はお世話になりました。
◯月◯日開始のインターンシップに参加させていただきました、◯◯大学の田中太郎です。
この度は、お忙しい中ご指導をいただきまして、誠にありがとうございました。

幼い頃から興味があった□□業界のトップである貴社のインターンシップに参加し、
実践に近いインターンシップのプログラムを体験することで、
より明確に□□業界で自分が働くビジョンをイメージできるようになりました。

△△様から伺った「働くとはどういうことか」「何を目的に働くか」というお話が
非常に印象に残っており、社会人としての考え方までアドバイスしてくださったこと、
大変感謝しております。

社員の方と交流したことで、ますます貴社に入社したいと言う気持ちが高まりました。

貴社のインターンシップで培った経験を就職活動に活かせるよう、
今後も精一杯取り組んでいきます。

末筆ながら貴社の益々のご発展と皆さまのご多幸をお祈り申し上げます。

―――――――――――――――
◯◯大学◯◯学部◯◯学科
田中太郎(たなかたろう)
〒123-4567
東京都新宿区□□1丁目2番地3号
TEL:090-000-0000
Mail:Tarou.Tanaka@××××.jp
―――――――――――――――

引用 ハタラクティブ

https://hataractive.jp/useful/3325/

本文で「△△様」など実際のお名前を使用すると、あなたの体験のリアリティが増しますよ!

件名:【インターンのお礼】〇〇大学コネマガ太郎

株式会社〇〇
○○部□□担当◆◆◆◆様

お世話になっております。
インターンシッププログラムに○日に参加いたしました、〇〇大学〇〇学部のコネマガ太郎でございます。
ご多忙の中、このような機会を賜り、誠にありがとうございました。

○○業界に憧れて貴社でのインターンシップを志望いたしましたが、改めてプロフェッショナルとして働くことの厳しさや、華やかに見える○○業界における凡事徹底の大切さを痛感いたしました。

△△様には特に「外に出れば社の代表」という視点を教えて頂きました。サービスを売るということのみに注力するのではなく、今後もお客様のパートナーであり続けるという気概を持って行わなくてはならないということが身に染みてわかりました。

社員の皆様に温かいご指導ご鞭撻を頂き、また、○○社のメンバーとして矜持を持って働く姿を間近で拝見して貴社への入社意欲が大変高まりました。

以後この経験を活かし就職活動に取り組んでまいります。お忙しい中、ご指導いただきまして重ね重ねありがとうございました。

大変略儀ではございますが、インターン受入れへの御礼を申し上げたく、メールを差し上げました。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展とスタッフの皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

————————————————————————————-
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
コネマガ 太郎(コネマガ タロウ)

自宅住所:〒〇〇◯‐◯◯◯◯ ◯◯県〇〇市〇〇△丁目△番地
Mail: t.conemaga@◯◯.◯◯.jp
Tel: 09012345678

引用 Conemaga

https://magazine.conepla.com/238

「略儀ではございますが」というのも使えるフレーズです!「実際はお会いしてお礼を伝えるべきですが、メールでお伝えします。」といった意味になります。

件名:インターンシップ参加のお礼【大学名・名前】

株式会社~~

~~部 ~~課 ○○様

この度は、貴社主催のインターンシップにおいて大変お世話になりました。

貴社のインターンシップに参加させていただいた、■■大学の●●●●と申します
この度は、インターンシップのお礼を申し上げたく、ご連絡をさせていただきました。

今回のインターンシップに参加したことにより、更なる業界研究の深まりと、業務体験を通じた業務の厳しさ、社会人という立場になることの責任感を改めて実感する事ができたと感じております。
また、○○様には、クライアントと向き合う際の心構えや、いかなる状況下においても自身の軸をブレさせないという強い信念を教えていただき、大変感謝しております。

○日間という期間、社員の皆様の温かさに接し、ますます貴社への入社意欲が高まりました。
貴社のインターンシップで学んだことを糧に、今後本格化する就職活動に対しても積極的に挑みたいと考えております。
ご多忙の中、ご指導いただき誠にありがとうございました。

貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
今後ともよろしくお願い致します。

●●●●(自分の名前)

  • ■■大学■■学部■■学科
  • 〒111-1111
  • 東京都○○区○○1丁目1番1号
  • 電話:03-1111-1111
  • 携帯:070-1111-1111
  • Mail:******@****.ac.jp 

引用 ES研究所 https://es-labo.com/flow/earnest/intern/howtowrite-thankyoumail/

今後の意気込みを書いて、自分の意欲を伝えましょう!

インターンのお礼メールに返信がきたら、「再返信」するべき?

お礼メールを出した後に、インターン先の企業から返信が届く場合があります。「これって返信するべき?」と悩む方も多いかと思います。

その場合、メールの文面を見て返信するかしないかを判断しましょう。

「返信不要」の記載がある場合

まず、企業から送られたメールに「返信不要」という文言があれば、返信する必要はありません。

企業の中には学生からのメールに対して必ず返信を行っている企業もあり、その返信のなかで「返信不要」と伝えてもらえることもあるのです。

お礼メールの返信が届いたら、メールを隅々まで確認して、「返信不要」のメールではないかを確認しましょう。

「返信不要」の記載がない場合

企業の方が忙しい中でお礼メールに返信してくれたことは、企業側からあなたへの思いやりだと考えられます。

なので、お礼メールに返信があった場合は、こちらからお礼メールへの返信に対する感謝を込めて再返信するべきでしょう。

お礼メールへの返信の中で次のイベントや選考の案内があったりした際はなおさらあなたから再返信するべきです。

お礼メールへの返信に再返信する時の書き方

インターンシップのお礼メールへの返信に再返信する時は、最初にお礼メールを送ったときよりも更に簡潔な文章を心がけましょう。長さは4~5行で十分です。

内容も、最初のお礼メールとは違い、「インターンに参加させてもらったことへの感謝」ではなく「お礼メールの返信への感謝」を伝えます。再度インターンシップへのお礼を書く必要はありません。

また、あなたの再返信に対して企業側からまた返信がきてしまってはきりがつかなくなってしまいます。

ですから、再返信の際には「返信不要」ということをメールに盛り込みましょう。ですが、ただ「返信不要」と伝えるのも失礼なので、できるだけ丁寧な表現を使います。

例えば、「ご返信には及びません。」や、「何かございましたらお知らせください。」などがあります。

お礼メールへの返信の再返信の例文

ホワイト株式会社 人事部採用課 課長 吉田 太郎様

お世話になっております。ホワイト大学の山田花子です。
突然のご連絡にも関わらず、丁寧なお返事を頂きましたこと、心より感謝いたします。
今後何かございましたらお知らせください。
このたびのお気遣い、誠にありがとうございました。

 

補足:インターンのお礼メールを送り忘れた場合

インターンのお礼メールを送信するのを忘れていて、インターンから1週間以上過ぎてしまった場合は、お礼の連絡が遅れてしまったことをお詫びする言葉を最初につけましょう。

連絡が遅いことでネガティブな印象を持たれてしまうことは避けられません。ですが、お礼メールを送らないよりは送った方が絶対に良いです!

 

補足:インターンのお礼状を送る場合の封筒はどうする?

便せんでお礼状を書く場合もあるかと思います。その場合は、白無地の封筒にお礼状をいれてください。

というのも、ビジネスシーンで使う封筒の定番のカラーは白だからです。封筒まで気を使ってお礼状を送ってください。

宛名などの書き方は下の画像を参考にしてくださいね。(画像引用:マイナビ)

 

最後に

いかがでしたか?学生にとって、お礼メールはフォーマルで書きづらいものですよね…。ビジネスマナーを考慮して、相手に好印象を与えるお礼メールを書き上げましょう!

今のうちにビジネスマナーを覚えることで、周囲の就活生と差をつけましょうね!

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    ABOUTこの記事をかいた人

    【ホワイト企業への道】のライター。 大学の授業がきっかけでホワイト企業への道の存在を知り、ライターに立候補し、無事活動を始める。授業の傍らコンサルティング会社のインターンに合格。みなさんと一緒にホワイト企業に就職したいと思っています。 欲しいものは文章力と語彙力と時間。