プレゼンテーション虎の巻を大公開!意味や資料、話し方まで解説!

「プレゼンすることが決まったけど、資料作りも構成もいい話し方も分からない、どうしよう!」と思っていませんか?

どんなプレゼンでも、せっかくならいいものを提供したいと思っている方が多いのではないでしょうか。

しかし、ただ無計画に資料を作って、それを発表するのは良いプレゼンではありません。

この記事ではそもそもプレゼンとは何なのかから、資料の構成のコツ、そして発表するときの話し方のコツまですべてを網羅しています!この記事を読めば、プレゼンを作ってから発表するまでの流れが分かっているようになっています。

ぜひ、最後まで読んで、説得力あるプレゼンにしてくださいね!

この記事を書いた人:miho

【ホワイト企業への道】のライター。
大学の授業がきっかけでホワイト企業への道の存在を知り、ライターに立候補し、無事活動を始める。授業の傍らコンサルティング会社のインターンに合格。みなさんと一緒にホワイト企業に就職したいと思っています。
欲しいものは文章力と語彙力と時間。
就活中の私が愛読している就活の教科書はこちら。参考になるのでぜひ読んでみてください。

そもそもプレゼンの意味とは?

良いプレゼンをするためにまず、プレゼンがそもそもどんな意味なのか、というところから見ていきましょう。

プレゼンテーション (英語: presentation) とは、情報伝達手段の一種で、聴衆に対して情報を提示し、理解・納得を得る行為を指す(宣伝等)。略してプレゼンとも呼称される。

出典:https://ja.wikipedia.org/wiki/プレゼンテーション

まぁ、「へー、そうなんだ」っていう感想を持つかと思います。しかし、そのなかでも注意して見てほしいところがあります。

「聴衆に対して情報を開示し、理解・納得を得る行為」とありますよね。つまり、プレゼンというものは、あなたの意見を押し付ける機会ではなく、聴衆にきちんと理解してもらう機会だということです。

ここをきちんと理解しておかないと、プレゼンは失敗に終わってしまいます。

なぜなら、この部分の理解があれば相手の理解を第一にした分かりやすいプレゼンが作れますが、この部分の理解が欠如していると、あなたの言いたいことをただ押し付けるだけの一人よがりなプレゼンになってしまうからです。

一人よがりなプレゼンは、結果的に聴衆を置いて行ってしまい、高い評価は得られないでしょう。プレゼンをするにあたって最も重要なのは、「聴衆の理解を得ること」です。

さて、ここまで「聴衆の理解を得ること」の重要性についてお話してきました。

聴衆の理解を得るためのプレゼンを作るには、資料構成・発表の2つの段階で意識すべきコツがあります。ここからは、そのコツを皆さんに伝授していきますね!

プレゼンの資料を作成するときのコツ

プレゼンの資料を作成するときは、こちらの流れが重要です。

  1. 伝えたいこと(ゴール)は何か考える
  2. プレゼンする相手を把握する
  3. プレゼンの資料の構成を考える
  4. 資料制作

①伝えたいこと(ゴール)は何か考える

なんのあてもなく突然にプレゼンの資料を作り始めてしまうのは、とても危険なことです。

と、いうのも、突然資料を作り始めることで「あれ、何を一番に伝えたかったんだっけ…」と、あなたが最も伝えたいことが分からなくなってしまったりするからです。

それを防ぐためには、まず第一に資料を通して伝えたい情報を言語化することが重要になってきます。

②プレゼンする相手を把握する

次に、プレゼンする相手を把握しましょう。

少し想像してみてください。地球温暖化について話をしているとします。話し相手があなた教わっている教授だった場合と、近所に住む小さなこどもだったとしてください。

ふたりに同じ話し方をしますか?

もしこどもに「実はね、今オゾン層が破壊されていてね…」と話しだしても、きっと興味は持ってもらえないでしょう。

秒速で「おぞんそうって、なにー?」と聞かれるのが関の山です。

プレゼンにおいても同様です。

聴衆の興味・関心・知識などを把握することによって、よりよいプレゼンの方法が明らかになる場合もあります。

なので、プレゼンを聞く側のニーズを把握しておくことは、非常に重要なことだと言えるでしょう。

③プレゼンの資料の構成を考える

さて、次にプレゼン資料の構成について考えていきます。

プレゼン資料の構成を考えていくにあたって有効な、3つの構成方法をご紹介します!

  1. SDS法
  2. PREP法
  3. DESC法

①SDS法

まずはSDS法についてです。SDSとは、Summary(要約),Details(詳細),Summary(まとめ)の頭文字をとったものです。

非常にシンプルな構造ですが、あなたが伝えたいことを2度、言う機会があるので、聞き手側にあなたの伝えたいことが印象に残りやすい、という利点があります。

②PREP法

次にPREP法についてです。PREPとは、Point(結論),Reason(理由),Example(具体例),Point(結論の繰り返し)の頭文字をとっています。

具体例が出てくるので、説得力がある構成になるのが特徴です。

③DESC法

最後にDESC法についてご説明します。DESCとは、Describe(状態描写),Express(問題点の表現),Suggest(解決策の提案),Cosequence(提案から見込まれる結果)という意味です。

DESC法は、聴衆が抱えている問題点について言及することになりますから、聴衆があなたのプレゼンを「自分ごと化」して聞いてくれるようになります。

きっと聞き手のプレゼンへの集中力も上がることでしょう。

④資料制作

さあ、資料を早速作っていきましょう!…といいたいところですが、少し立ち止まってください。最初に述べた通り、突然資料を作り出すのは危険です。

きちんと構成を見直してからプレゼン資料を作り始めてくださいね!

⑤練習をする

そして最後はやっぱり練習あるのみです。
私がおすすめするビジネススクールなら、聞き手を取り込むプレゼンが出来るようになるはずです。

よかったらぜひ!

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プレゼンの資料のデザインのコツ

構成を考えたら今度はデザイン面を考えていきましょう。

「別にデザインはどうでもいい…」や、「アニメーション!ワードアート!もっと、もっと個性を出したい!」と考えていたりしませんか?

デザインもプレゼン資料の大事な要素です。聴衆のことを考えて、見やすいデザインにしなければなりません。

あなたのプレゼン資料のデザインは、聴衆を第一にしたものになっていますか?

あまりにも無機質なデザインだったり、あまりにもごちゃごちゃしたデザインになってはいませんか?

ここからはプレゼン資料のデザインについて、パワーポイントと紙媒体の資料にわけてご説明していきます!

パワーポイントのデザインのコツ

パワーポイントのデザインのコツはこちらです!

  1. スライドの大きさ
  2. フォント選び
  3. 行間
  4. 文章を整列させる
  5. 配色
  6. 1スライドで伝えることは1つ

さて、順番に見ていきましょうね!

スライドの大きさ

スライドの大きさでおすすめなのは、「4:3」です。

最近ではほとんどのひとが4:3でスライドを作成しています!

フォント選び

次にフォント選びです。WindowsとMacでおすすめフォントが違いますので、ご紹介します!

Windowsのおすすめフォントは日本語の文章なら「ゴシック」もしくは「メイリオ」英語なら「Arial」です。

Macのおすすめフォントは日本語の文章なら「ヒラギノ角ゴ」英語なら「Helvetica Neue」です

たくさんあるなかからこちらのフォントを探すのから大変ですが、頑張って探してみてください!

行間

ノートの行間を気にするように、プレゼンでも行間を気にしてみましょう。

プレゼンでは行間を、文字の大きさの半分以上取るのがおすすめです。

行間を空けないと、文字が重なって見えてしまうことがあります。

プレゼンの聴衆にとっての見やすさが一番です。忘れないようにしてくださいね!

文章を整列させる

忘れてしまいがちなのが「文章を整列させること」です。方法をお伝えしますね!

①揃えたい画像、文章を選択します。マウスでドラッグして選択する、もしくはShiftキーを押しながら矢印キーで移動して選択してください。

②「ホーム」タブの「配置」をクリックします。

③メニューが表示されます。「左揃え」をクリックすると左側に揃い、また「上下に整列」をクリックすると、図が等間隔に並びます。

物は試し、やってみてください!

配色

プレゼン初心者の方は、スライドで使用する色の数は、3色が基本です。

慣れてきたら増やしても構いませんが、多くても5~6色が限界です。それ以上だとスライド全体がごちゃごちゃした印象になってしまうんです。

気を付けてくださいね!

1スライドで伝えることは1つ

聴衆に分かりやすいプレゼンにするためにも、1スライドで伝えることは1つに絞りましょう

1スライドにたくさんの情報を詰め込んでしまいますと、情報量が増えてしまうので、聴衆の頭がパンク状態になってしまいます。

「1スライドで1メッセージ!」を心がけることで、スライドの流れが明快になり、聴衆にとっても分かりやすいプレゼンになりますよ。

紙媒体の資料のデザインのコツ

紙媒体の資料をデザインするときのコツはこちらです!

  1. 複数の資料を使うとき
  2. プリントアウトするとき
  3. 紙1枚につき1分を目安にプレゼンする

順番に見ていきましょう!

複数の資料を使うとき

資料を作っていく際に、複数の資料を使用する場合があります。

その際に、資料は資料ページにまとめておくと聴衆が見やすいものになります。

ですが、それだけでは不十分です。資料には資料番号を振りましょう。

資料番号を振ることで、似たようなグラフがいくつかあっても、「資料番号7のグラフをご覧ください。」といえば、すぐにそこにたどり着くことが出来ますよね。

このように、聴衆への配慮はできるかぎり行いましょう。

プリントアウトするとき

皆さんは、プレゼンの資料をプリントアウトするのはいつのタイミングですか?

プレゼンの直前にプリントアウトする方も多いことでしょう。

ですが、もしプリントした際に不備が見つかったらどうでしょうか。

直前だと、変更する時間がないですよね。焦ったままでプレゼンに臨むことだってあり得ます。

そんなことを防ぐためにも、プレゼンの資料はまえまえからプリントアウトしておき、不備がないか確認するべきでしょう。

紙一枚につき一分を目安にプレゼンする

人間の集中力はそこまで長くありません。ましてや、プレゼンを聞きながら手元の資料に目を通す、そんな難儀なことが長く続けられるはずもありません。

プレゼンするときは、紙一枚につき一分を目安にしましょう。

あまり長すぎると冗長な印象を与えてしまいます。せっかくのプレゼン、資料にだって最後まで目を通して貰いたいですよね。

資料が出来上がったら、一分でその資料を読み切れるかどうか確認してみましょう。

ちなみに、もっと詳しいことがこちらの記事には書かれています。どうぞご参考に。

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プレゼンの発表の構成のコツ

さて、ここからはついに発表についてご説明していきます。さっそく、発表の構成のコツから見ていきましょう!

大きな構成の流れはこちらです!順番に見ていきましょう!

  1. オープニング
  2. ボディ
  3. 質疑応答
  4. クロージング

①オープニング

オープニングとは文字通り「プレゼンの開始」です。ここでプレゼンに聴衆を引き込めるかどうかでその後の聴衆の食いつきが変わります。

オープニングでのコツはこちらです!

  1. パーソナルストーリーを語る
  2. 質問を投げかける
  3. あなたのプレゼンが与える聞き手へのメリットを語る
  4. 衝撃的なデータや話を投げかける

これらの4つを最初に入れ込むと、聴衆はあなたのプレゼンから離れられなくなりますよ!

②ボディ

ボディとは、あなたがプレゼンで伝えたいことを聴衆に伝えるメインの部分です。先ほど作った資料を駆使しながら、聴衆にあなたが伝えたいことを熱く語ってください!

③質疑応答

質疑応答は、あなたからただ発信し続けがちなプレゼンで、唯一聴衆とコミュニケーションを取れる機会です。

重要な機会ですから、ここで好感度を底上げしていきましょう。

④クロージング

これで、プレゼンは終了です。「ご清聴ありがとうございました。」と心を込めて伝えましょう。

聴衆はあなたのプレゼンのために、貴重な時間を割いてくれています。真摯に思いを伝えましょうね!

発表の構成については、こちらの記事でくわしく触れています!どうぞご覧になってください!

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プレゼンの発表の話し方のコツ

ここからは、話し方について見ていきましょう!

話し方のコツはこちらです!

  1. 目線のコツ
  2. 抑揚のコツ
  3. 表情のコツ
  4. 語尾のコツ
  5. ボディランゲージのコツ

さて、順番に見ていきましょう!

目線のコツ

みなさん、プレゼンの際に不安になって台本や資料ばかり見てはいませんか?

あなたがプレゼンしている相手は台本でも資料でもありません。あなたのプレゼンを聞いてくれている聴衆です。

聴衆の目を見ることを意識しましょう。

抑揚のコツ

抑揚とは、話すスピードや声の高低のことです。これらを効果的に使用できるようになると、聴衆をあなたのプレゼンに強く引き付けられます。

大切なことを話すときは、低い声でゆっくり話したりすることを意識するだけで、聴衆の関心は意外と引けるものですよ。

表情のコツ

皆さんはプレゼンするときに、自分の表情を意識出来ていますか?

難しい顔をしていたり、しかめっ面、していませんか?

聴衆に語り掛けるなら、なるべく笑顔でいたいところです。ですが、緊張している中で笑顔なんて…とても難しいですよね。そのためにも練習する場所が必要です。

私がおすすめする練習場所はこちらです!

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語尾のコツ

みなさんは、話すときの語尾は普段気にしていますか?

日ごろ気にすることはなくても、プレゼンのようなオフィシャルな場所では気を使うことが必要になってきます。

例えば、「これからプレゼンを始めていきたいと思います。」や「それでは、これで異常にさせていただきたいと思います。」などと、なんども「思います」が使用されていたらどう思いますか?

実際にあなたが思っていることなら問題はありません。ですが、あまりにも多いと「くどい…」とおもわれしまうかもしれません。

語尾には普段よりもいっそう気を使いましょうね。

ボディランゲージのコツ

プレゼンでボディランゲージを使用したことはありますか?

「使ってみたいとは思うけど、なんだか恥ずかしいし…」と思っている方はいませんか?

それ、とってももったいないことなんです!

ボディランゲージを使用することで、体を動かしますよね。すると活発に頭が回転するんです。

そうすることで、焦ることも少なくなりますよ

話し方のコツについては、こちらの記事でより深く触れています。もっと知りたい方はこちらも参考にしてくださいね!

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英語でのプレゼンのコツ

英語でプレゼンをする場合は、冒頭編、本論編、結論編という構成に従ってすぐに使える英語フレーズをしっかり見ていきましょう。

①冒頭編

冒頭編では出席者に対する挨拶、自己紹介、プレゼンの目的の説明、大まかな流れや所要時間の案内、質疑応答の仕方の説明についてそれぞれ使いやすいフレーズをご紹介します。

出席者に対する挨拶

Thank you all very much for coming today.
(本日はお越しいただいてありがとうございます。)

自己紹介

  • 自分の名前を述べる

For those of you who don’t know me, My name is ○○.
(初めてお会いする方のために申し上げます。私の名前は○○です。)

他にも現在の職業などについて紹介するといいでしょう。相手に分かりやすい小ネタがあれば、盛り込むと掴みになります。

プレゼンの目的の説明

I’m here today to ○○.
(本日の目的は○○です。)

大まかな流れや所要時間の案内

I’ll be speaking for about 45 minutes. 
(私は45分ほどお話させていただく予定です。)

質疑応答の仕方の説明

I will have a Question and Answer session at the end of the presentation.
(プレゼンテーションの最後に質疑応答の時間を設けたいと思います。)

この例文はプレゼンテーションの最後に質問の時間を設ける場合の例文です。

②本論編

本論では、プレゼンの目的に合わせ、複数のトピックで話を展開しましょう。トピックの数は3つまでに絞ると聴衆の記憶に残りやすく効果的です。 写真、動画、表、グラフなど必要に応じて具体的なデータを見せながら説明します。

③結論編

続いて、結論編です。ここでは、プレゼンテーションの最後を告げるフレーズや、ポイントの概要を伝えるフレーズ、結論の述べ方、質疑応答と終わりの挨拶についてご紹介します。

プレゼンテーションの最後を告げる・ポイントの概要を伝える

  • プレゼンテーションの最後を告げる

We are coming to the end of today’s presentation.
(さて、本日のプレゼンテーションの最後になります。)

  • ポイントの概要を伝える

I’m now going to give a brief summary of what we have covered…
(本日の要点は…)

結論を述べる

And finally~
(そして最後に~)

質疑応答と終わりの挨拶

質疑応答で大事なのは焦らないことです。

実際、ここが一番心配な方が多いですが、対処法さえ覚えておけば何も怖くありません!

質問を貰うとき、難しい質問が来たとき、答えられない質問が来たときの対処法をお教えします。

  • 質問を貰うとき

まず、質疑応答を始めるときは以下のフレーズを使います。

Do you have any questions?
(何か質問はありますか?)

  • 難しい質問、答えられない時の対処法

次に、英語も聞き取れるし、質問も理解できたけど言えない情報、分からないことなどの要因で答えられない場合です。

I wish I could answer that, but I’m afraid I cannot answer that question. It’s confidential. I’m sorry. Anyone else?
(教えて差し上げたいのは山々なのですが、残念ながらその質問にはお答えできません。機密情報になります。申し訳ありません。他にどなたかご質問は?)

I see. I’m afraid I don’t have an answer at the moment. Let me check and get back to you. Is that OK?
(なるほど。残念ながら今すぐお答えができません。確認してご報告という形でよろしいでしょうか?)

英語のプレゼンテーションについては、こちらの記事でもっと多くの例文を交えて詳しく説明しています。もっと知りたい方はこちらを参考にしてください!

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最近はグローバル化が進み、外資系の取引先や海外の企業に英語でプレゼンテーション(英語:presentation)する機会が増えてきています。 たとえ日本企業に…

さいごに

いかがでしたか?プレゼンを準備しているときは永遠とも思われるような時間の長さですが、本番になると意外にもあっという間です。

そんな短いプレゼン時間の中で、あなたの実力の最大値が出るお手伝いができていれば、と思います。

それではみなさん、最高のプレゼンを作ってくださいね!

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    【ホワイト企業への道】のライター。 大学の授業がきっかけでホワイト企業への道の存在を知り、ライターに立候補し、無事活動を始める。授業の傍らコンサルティング会社のインターンに合格。みなさんと一緒にホワイト企業に就職したいと思っています。 欲しいものは文章力と語彙力と時間。