【新卒向け】事務職の仕事内容や種類、志望動機と自己PRの書き方まとめ

「事務職に就いて仕事とプライベートを両立させたい!」と思っていませんか?

この記事では、事務職の仕事内容や種類をはじめ、事務職に必要なスキルや有利な資格、さらには事務職用の志望動機や自己PRの書き方について徹底解説していきます。

現在、就活市場では事務職の採用難易度が急激に高くなっており、競争が激化しています。

この記事を最後まで読んで事務職に就くための方法を攻略し、ワークライフバランスの取れたキャリアを実現してくださいね!

この記事を書いた人:「ホワイト企業への道」編集部

編集長の白河を筆頭に、「人材紹介会社や大学のキャリアセンターでは教えてくれない、就職活動の本当の情報」を書いていくライター集団。

人材紹介会社の不都合な真実を暴き、就活生・転職者のために役に立つ情報だけを徹底的に公開していく。

仕事内容と種類

会社の中での役割

事務職は会社の中で会社や社員のサポートとしての役割を果たし、具体的には書類の作成や処理、書類の整理、データ入力、来客応対、電話対応などが担当業務になります。

また、一口に「事務職」と言っても種類は様々で、どの事務職を志望するかによって志望動機を書く際の中身も変わってきます。

そこで、まずは7つの事務職をご紹介していきます。

1. 一般事務

一般事務は、会社のあらゆる事務作業を任される職種です。

仕事内容は主に資料作成来客応対資料の整理データ入力郵便物の仕分けなどです。

小規模な会社によっては上記で挙げた仕事の他に経理、人事などの仕事も任されることがあるため、企業説明会やインターンシップで企業の方に聞いてみましょう。

2. 営業事務

営業事務は、営業マンが円滑に仕事ができるようにサポートする役割を果たします。

仕事内容は主に顧客用のプレゼン資料の作成提案書・見積り書の作成クレーム対応顧客管理納期の管理などです。

顧客から頻繁に電話での連絡があるので、営業マンが外出でいない場合は、会社にかかってきた電話は営業事務の人が対応します。

なお、部門を限定せず様々な社員をサポートする一般事務に対し、営業事務は営業担当者のサポートを専門にします。

一般事務と比べ顧客や営業担当者と関わる機会が多いことから、ビジネスマナーやコミュニケーションスキルが重視されます。

3. 貿易事務

貿易事務は、メーカーや商社などの輸出入に関する業務を行う会社の事務職で、仕事内容は輸出業務輸入業務に分かれます。

輸出業務では、輸出通関書類の作成・手続き運送便の手配L/C(Letter of Credit 信用状)決済などを行います。

取引では、商品引き渡しと代金支払いまでに時間がかかることで起こるリスクを避けるために、銀行が発行する信用状を使って信用状取引を行います。

輸入業務では、消費税納付関税納付商品の納入管理輸入通関手配管理輸入通関手配などを行います。

貿易事務では他国の代理店などと連絡を取って輸出入の業務を行うので、仕事を通して国の情勢、文化、為替動向などを学んでいく中で、新しい発見がたくさんできます。

4. 医療事務

医療事務は、病院やクリニックで働く事務職のことで、仕事内容は受付業務クラーク業務会計業務レセプト業務などです。

受付業務では、来院された患者さんに診療申込書を記入してもらったり保険証を預かったりし、時には、患者さんを受診科へ案内します。

初めて受診する患者さんの場合は、カルテの作成、診察券の発行を行います。

クラーク業務は「病棟クラーク」と「外来クラーク」に分けられ、「病棟クラーク」は病棟のナースステーション内で業務を行います。

主な仕事内容は、入院中のご家族の対応、医師や看護師のサポート、入院案内などです。

細かい作業だと、レントゲンフィルムの管理や検査データの処理、診断書などの整理があります。

「外来クラーク」の仕事では、患者さんの呼び出し、カルテ・レントゲン・検査データの準備、受付業務、電話応対などが挙げられます。

会計業務では、診療が終わった患者さんからカルテと診療報酬点数表、患者さんが加入している医療保険を元に請求する金額を計算し、患者さんから診療費用を受け取る仕事をします。

レセプト業務では、健康保険組合などに対して診療費用を請求します。

これは、患者さんが保険証を提示した場合に、診療費用の一部は患者さんが支払い、残りは保険証を交付している健康保険組合などが支払う仕組みになっているためです。

5. 労務・人事事務

労務・人事事務の場合は、基本的に会社の人事部で働くことになります。

労務と人事が人事部で一緒にされているケースが多いため、ここでは「労務・人事事務」として扱います。

仕事内容は、人材の採用・雇用労務管理環境や制度整備教育人事企画などです。

人材の採用・雇用では採用計画に沿って新しく人材を採用する業務を行い、労務管理では雇用の契約、給与計算・支払い、勤怠管理などを行います。

環境や制度整備は、会社の社員がより働きやすくなるように福利厚生や評価・報酬の制度を整備する仕事です。

教育は、研修の立案や企画を行い、会社の社員に研修を通して成長を促す仕事で、人事企画は現在の会社の人材状況を考慮して部門構成・人事配置の見直しや計画を行います。

6. 法務事務

法務事務の場合、企業の法務部門で働きます。

主な仕事内容は、契約書のチェックと管理社員からの法律に関する問い合わせ顧問弁護士への取り次ぎ知的財産権や特許の管理です。

顧客との取引には契約書が必要なので、不備や書かれいていることに法律的に問題がないかをチェックします。

知的財産権や特許の管理では、外国特許出願に関わる事務作業や出願書類、申請書類の作成や手配・管理などを行います。

また、特許技術担当者のサポートも行うので、語学が堪能であれば外国特許の仕事に就ける可能性もあります。

7. 学校・大学事務

学校・大学事務は小・中学校、高校、大学、専門学校などの学校法人、教育機関で働く事務職のことを指します。

仕事内容は学校の規模によって異なり、小・中学校、高校、専門学校などで働いている場合は備品・教材の管理・発注教職員の給与計算経費精算窓口での受付業務を行い、学校によっては、広報生徒の生活サポート業務を行います。

大学事務では「教務課」「学生課」「人事課」「経理課」「研究課」など、担当する業務によって部署が設置されています。

仕事内容は、研究支援学会の運営広報活動職員の給与計算教材の管理・発注学校施設の管理などです。

大学事務を目指しているのであれば、自分がどの部署で働きたいかを考えてからその部署の仕事内容を調べましょう。

求められるスキル

ここまで事務職の種類について簡単にご紹介してきましたが、次に事務職として働く上で必要なスキルを3つご紹介していきます。

1. PCスキル

事務職として働くならパソコンの基本操作やofficeソフトは最低限使いこなせる必要があります。

業務では「Excel」「Word」が頻繁に使われますし、営業事務の場合、営業職の社員に向けて提案資料を作ることもあり、その際に「Power Point」が使えないと話になりません。

逆に、これらのソフトの使い方が分かっていれば、仕事が正確にすばやくできるため、社内でも重宝されます。

また、会社によっては会社独自のソフトを使用している場合があるため、入社後に新しいソフトを扱うことになっても問題なく覚えられるスキルや素養が求められます。

2. コミュニケーションスキル

ここで言う「コミュニケーションスキル」とは社内外の連絡、報告、相談や気遣いなどのことです。

「事務職ならあまりしゃべらないから、自分でも大丈夫かな」

と思っているのなら、その考えは改めた方がいいでしょう。

なぜなら、事務職は会社の社員をサポートをする「縁の下の力持ち」的存在であり、社内外問わず頻繁に連絡を取り合うからです。

電話応対、来客対応なども事務職の大切な仕事であり、不快のないような接客ができなければ、それだけで相手も会社に対して嫌悪感を抱くでしょう。

また、書類作成の際には社員から依頼された仕事を着実に遂行したり、書類に不備がないか確認したり、他の社員から見て使いやすいかどうかを聞いたりする必要もあります。

社員からは突然に書類作成の依頼をされることもありますから、そんな時にも嫌な顔をせずに仕事を遂行できる方だと会社からも頼りにされて評価も上がるでしょう。

3. コツコツと地道に作業ができる

事務職では同じ作業を繰り返す事が多いので、真面目で地道に物事に取り組むことができる方が向いている職業です。

途中で飽きてしまい、仕事を投げ出してしまう方には事務職は苦痛でしかないのかもしれません。

男性に事務職は厳しいのか?

結論から言うと、不可能ではありません。

しかし、応募者は女性の方が多いのが現状です。

私も就活をしていた時期は「貿易事務職」を第一志望にしており、最終面接まで行きましたが、内定はいただけませんでした。

しかし、最終面接まで進めたということは、おそらく資質としては問題なかったのだろうと認識しています。

なお、企業の採用面接では、1次、2次面接で応募者の資質や性格、態度を見る場合が多く、最終面接では入社の熱意などを判断される場合が多いようです。

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持っておくと有利な資格

ここまでは事務職に求められるスキルを紹介しましたが、

「どうやって自分のスキルを証明すればいいんだろう?」

「資格とかでアピールできないかな?」

と、あなたは思っているかもしれません。

そこで、事務職志望のあなたが持っておくと有利な資格をご紹介していきます。

1. MOS

MOS(マイクロオフィススペシャリスト)は持っておいて損はない資格です。

難易度はそこまで高くないため、すぐに取得することができると思います。

事務職としてExcel、Wordは仕事で使うため、企業側からするとPCスキルがあると評価されるでしょう。

Power Pointも仕事で使うため勉強しておくといいかもしれません。

MOSの試験は毎月実施されているため、気軽に試験を受けられます。

2. 日商簿記検定

事務職の仕事の中で経理が含まれている場合は日商簿記検定を持っておくことをオススメします。

簿記の資格を持っておくと企業側からは経理については少し分かると評価されるでしょう。

簿記は売上、利益、損失などを算出して今後の企業の戦略を立てる指標にもなりますので、財務についての知識があり、正確に金額を計算できると企業側からも重宝されます。

持っておくと有利なその他の資格 

上記の2つ以外に、事務職の種類によっては取得しておくと有利な資格がありますので、簡単にご紹介します。

TOEIC

貿易事務志望なら、TOEICで700点以上を持っておくことをオススメします。

実際に、企業の求人には応募の際に「TOEIC○○○点以上必須」と記載されている場合が多いです。

診療報酬請求事務能力認定試験

医療事務志望なら、この資格を持っておくと就活を有利に進められる場合があります。

前述したように、医療機関での会計は診療報酬などの計算もあり複雑な仕組みになっているので、病院や診療所の事務として働くなら、持っておくことをオススメします。

他にも、医療事務技能審査試験、医療事務管理士技能認定試験などの資格を持っておくとより有利になるでしょう。

志望動機

ここまで、事務職志望のあなたが持っておくと有利な資格をご紹介してきました。

ここからは事務職を受ける場合のESでの志望動機の書き方、面接での志望動機の答え方について解説していきます。

ちなみに、事務職に限らず、志望動機で押さえておくべきポイントは次の2つです。

  1. あなたの強みは仕事のどんな部分で活かせるか
  2. 強みを活かして将来はどうなりたいか

上記について1つずつ解説していきますね。

1. あなたの強みは仕事のどんな部分で活かせるか

志望動機では、できるだけあなたの強みをアピールした方が良いです。

なぜなら、あなたの仕事への姿勢などは、「なぜその業界や企業なのか」という質問で、業界や企業への応募のきっかけを話す場合に伝えられることが多いからです。

だから、「なんで事務職志望なの?」と面接官から聞かれる、あるいはESへ記入する際は強みをアピールしましょう。

そして、強みをアピールした後は、あなたの強みが仕事のどんな部分で活かせそうかを話せるようにしておくことが大切です。

ただ単に強みをアピールするだけだと

「この人はどんな場面で活躍できるんだろう?」

「う~ん、強みは分かったけど、どこで活かせるのかよくわからないな…ちょっと採用はどうかな…」

となってしまうかもしれません。

だから、あなたの強みが仕事のどんな場面で活かせるのかを具体的に書ける、話せるように準備しておきましょう。

ちなみに、強みが仕事のどんな部分で活かせるかは、企業説明会やOB・OG訪問で聞いてみるとより理解しやすくなるでしょう。

また、もしあなたが自分の強みを確立していないのであれば、自己分析を深めた方が良いでしょう。

2. 強みを活かして将来はどうなりたいか

上記に加えて、強みを活かして将来はどうなりたいか、何をやりたいかを書けると企業側も納得しやすいでしょう。

「将来どうなりたいのか、何をやりたいのかなんて分からないよ~」

「なんで企業は将来について聞いてくるのさ!」

とあなたは思っているかもしれません。

ここで注意していただきたいのは、その「やりたいこと、なりたい人物像」は必ずしも実現しなくてもよいということです。

おそらく、あなたの成し遂げたいことを実現するためには、いくつもの仕事の苦労があるでしょう。

仕事の苦労を通じて、やりたいこと・なりたい人物像は変わっていくことがあるので、現段階では「もしもその職に就いたら、〇〇したいな」という考えで十分です。

なお、企業が将来に関する質問をする意図は、「本当にうちの会社で働きたいか、長く働いてくれそうか」を見極めることにあります。

3. 事例

それでは、上記2つのことを踏まえてESの志望動機を事例として解説していきます。

下記の内容はある企業の一般事務職を志望したことを想定してのESになります。

あくまでサンプルですので、ここにあなたのオリジナリティを加えていってくださいね!

①私が貴社の事務職を志望した理由は、私自身の強みである「コツコツと地道に努力すること」が活かせると思ったからです。私は学生時代にフットサルサークルで副幹事をしておりました。主な仕事内容は経理、書類作成でした。特に、会計はサークル費用の集金などがあり、どのように処理をしていくのかが分からず、苦労しました。そこで、円滑に会計の処理が行えるように、日商簿記検定の取得を目指しました。どの勘定科目が貸借対照表の資産にあたるのかどうかなど、分からないこともありました。それを解決するために毎日3時間簿記の勉強に充て、結果的に4ヶ月で日商簿記検定2級を取得することが出来ました。資格の取得とともに、サークルでの会計については他の役員から頼られることも多く、やりがいを感じていました。
このような経験から、経理や電話応対、伝票処理などの幅広い業務を通じて会社をサポートできる事務職を志望いたしました。

②副幹事を通じて培った「コツコツと地道に努力すること」を活かして正確な書類作成や会計処理を目指し、依頼された仕事に分からない点や苦労することがあれば地道に改善していき、社内での細かな問題を少しでも防げるようにしたいです。

③将来は、社内の働きやすい環境に寄与するとともに、一般事務職としての道を極めていきたいと思います。

上記の事例では、

①強みに関するエピソード

あなたの強みは仕事のどんな部分で活かせるか

強みを活かして将来はどうなりたいか

を述べています。

このようにして書くと、企業側にも納得してもらえやすくなる志望動機になりますよ!

自己PR

ここまで志望動機について解説してきましたが、ここからは、事務職用の自己PRについて解説していきます。

もちろん、事務職に特別な自己PRが必要というわけではありません。

志望動機と重複してしまう部分もありますが、自己PRでのエピソードから学んだことや培った強みが事務職のどんな場面で活かせるかを書けているかどうかが大切です。

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